Prozessbeschreibung vs. Verfahrensanweisung - ISO 9001 / AZAV
Ja - es gibt einen Unterschied!

Prozessbeschreibung, Verfahrensanweisung

             ... und dann gibt es ja auch noch Arbeitsanweisungen


Gut, wenn man in der Organisation weiss, wovon man da eigentlich redet. Mit den richtigen Definitionen ist es eigentlich kein Problem. 

"Alle unsere Abläufe sind als Verfahrensanweisungen beschrieben. Unser Auditor hat uns jetzt vorgeschlagen, dass wir alle in "Prozessbeschreibungen" umbenennen sollen. Wir haben nicht verstanden, warum das gut ist."

Sagt der QMB in meiner Sprechstunde. Spannende Frage und spannende Anregung. Aber fangen wir von vorne an.


Zwei Begriffe - zwei Bedeutungen

In der ISO-Welt tauchen beide Begriffe auf. Die Definitionen finden sich in der ISO 9000:2015 definiert. Das Wichtigste: Prozessbeschreibung und Verfahrensanweisung sind KEINE Synonyme, sondern unterschiedliche Formate.

 Prozessbeschreibung

ISO 9000

Ein Satz zusammenhängender oder sich gegenseitig beeinflussender Tätigkeiten, der Eingaben zum Erzielen eines vorgesehenenen Ereignisses verwendet. 

Heißt in Normalsprache: Eine Prozessbeschreibung beschreibt für bestimmte Abläufe, WAS zwingend getan werden muss, um vereinbarte Ziele zu erreichen. Prozessbeschreibungen beschreiben WAS getan werden muss, idealerweise auch für WEN und WOZU - aber noch nicht WIE etwas gemacht werden muss. Prozesse sind in der Regel "generisch". Das bedeutet "allgemeingültig".

Und hier kommen die Verfahrensanweisungen ins Spiel.


 Verfahrensanweisung

ISO 9000

Festgelegte Art und Weise, eine Tätigkeit oder einen Prozess auszuführen.

Bedeutet: Die Verfahrensanweisung liefert das WIE zum WAS. Konkretisiert also einzelne Prozesschritte. Innerhalb einer Prozessbeschreibung können mehrere Verfahrensanweisungen gültig sein.
Achtung: Es kann sogar sein, dass es zu einem Prozesschritt mehrere alternative Verfahrensanweisungen gibt, wenn die Prozessschritte unterschiedlich umgesetzt werden dürfen (zum Beispiel standortspezifisch).


 Arbeitsanweisung

Der Begriff "Arbeitsanweisung" ist in der ISO 9000 nicht explizit definiert - aber er taucht auf. nämlich im Zusammenhang mit dem Thema "Spezifikationen". Frei übersetzt ist eine Arbeitsanweisung also ein Dokument, das "Spezifikationen" beschreibt. Eine Arbeitsanweisung kann also eine Methodenbeschreibung, eine Checkliste oder eine Zeichnung sein. 


 Fun-Fact am Rande

Keine der genannten Beschreibungen oder Anweisungen muss laut ISO 9001 als dokumentierte Information vorliegen. Sie bestimmen für Ihre Organisation selbstständig, was Sie dokumentieren wollen und was nicht - und zwar kontext- und risikobasiert.
Achtung: Wenn Sie AZAV-zugelassen sind, sieht das anders aus: Hier gibt es Verfahren, die zwingend dokumentiert vorliegen müssen. 


 Zurück zum Anfang

Wenn der Auditor vorschlägt, dass die Verfahrensanweisungen in "Prozessbeschreibung" umbenannt werden sollen, müsste man zuerst mal prüfen, ob die Verfahrensanweisungen überhaupt Prozessbeschreibungen sind. 


Lieber ausdrucken und lesen?

Hier können Sie sich das Ganze als Whitepaper runterladen.

Hat Ihnen der Beitrag gefallen? Dann teilen Sie Ihn gerne mit Ihren Freund*innen und Kolleg*innen!




Ursula Wienken, Ihre Qualitätsexpertin

Wollen wir etwas zusammen auf die Beine stellen?

Dann lassen Sie uns telefonieren oder zoomen - ich melde mich gerne bei Ihnen zurück. 

Kontakt

WARUM oder WOZU?
im Fehler- und Verbesserungsmanagement braucht man beides.