Prozessbeschreibung, Verfahrensanweisung
... und dann gibt es ja auch noch Arbeitsanweisungen
Gut, wenn man in der Organisation weiss, wovon man da eigentlich redet. Mit den richtigen Definitionen ist es eigentlich kein Problem.
"Alle unsere Abläufe sind als Verfahrensanweisungen beschrieben. Unser Auditor hat uns jetzt vorgeschlagen, dass wir alle in "Prozessbeschreibungen" umbenennen sollen. Wir haben nicht verstanden, warum das gut ist."
Sagt der QMB in meiner Sprechstunde. Spannende Frage und spannende Anregung. Aber fangen wir von vorne an.
In einer gut organisierten QM-Welt ist es wichtig, die Unterschiede zwischen Prozessbeschreibungen, Verfahrensanweisungen und Arbeitsanweisungen zu kennen und richtig anzuwenden. Mit den richtigen Definitionen und einer klaren Strukur sorgen Sie für Transparenz und Verständnis.
Der Beitrag soll Ihnen bei der Orientierung helfen.
Prozessbeschreibung vs. Verfahrensanweisung
Zwei Begriffe - zwei Bedeutungen
Die ISO-Normen definieren Prozessesbeschreibungen und Verfahrensanweisungen als unterschiedliche Formate. Während eine Prozessbeschreibung das "WAS" beschreibt, liefert eine Verfahrensanweisung einen Teil des "WIE". Prozessbeschreibungen sind grundsätzlich generisch und eher allgemeingültig auf einer Metaebene angesiedelt, während Verfahrensanweisungen einzelne Prozessschritte konkretisieren.
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Arbeitsanweisungen
Eine Ergänzung zum Verständnis
Der Begriff "Arbeitsanweisung" ist in der ISO 9000 nicht explizit definiert, taucht aber im Zusammenhang mit dem Begriff "Spezifikationen" auf. Eine Arbeitsanweisung kann eine Methodenbeschreibung, eine Checkliste oder eine Zeichnung sein und dient der weiteren Konkretisierung von Prozessschritten.
Wie Prozessbeschreibungen, Verfahrensanweisungen und Arbeitsanweisungen in der Praxis angewendet werden.
Im Unternehmensalltag ist es wichtig, zwischen den Begriffen zu unterscheiden und sie sinnvoll einzusetzen.
Hier einige Beispiele:
1. Prozessbeschreibung: "Kundenaufträge bearbeiten"
- Ziel: Aufträge effizient und fehlerfrei abwickeln
- Für wen: Kunden, Auftraggeber, Mitarbeiter im Vertrieb und Kundenservice
- Wozu: Kundenzufriedenheit und Umsatz steigern
2. mögliche Verfahrensanweisungen zum Prozess: "Angebote erstellen"
- Schritt 1: Kundenanforderungen erfassen
- Schritt 2: Kalkulation
- Schritt 3: Angebot erstellen
3. mögliche Arbeitsanweisungen zur Verfahrensanweisung: "Kalkulation der Preise"
- Methodenbeschreibung: Berechnungsformel für Preise und Rabatte
- Checkliste: Erforderliche Daten und Informationen für die Kalkulation
- Zeichung: Beispielhaft Darstellung der Preisberechnung
Fun-Fact und wichtiger Hinweis
Laut ISO 9001 müssen nicht alle Prozessbeschreibungen, Verfahrensanweisungen oder Arbeitsanweisungen als dokumentierte Information vorliegen. Sie entscheiden als Organisation selbst, welche Informationen in Ihrem Unternehmen dokumentiert werden sollten, basierend auf Kontext und Risiko.
Bitte beachten Sie, dass im Unterschied zur ISO 9001, die keine verpflichtenden Vorgaben dazu macht, welche Prozesse dokumentiert werden müssen, bei einer AZAV-Zulassung bestimmte Verfahren zwingend verschriftlicht vorliegen müssen.
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Vorschläge von Auditor:innen in externen Audits immer prüfen
Zusammenfassend war die Antwort an meine Coachee also entsprechend: Der Auditor wird sich etwas dabei gedacht haben. Trotzdem macht es Sinn, Empfehlungen von Auditor:innen ausgiebig zu prüfen und sie nur umzusetzen, wenn es für das QM-System zu einer Verbesserung führt. Wenn der Auditor also empfiehlt, die Verfahrensanweisungen in Prozessbeschreibungen umzubenennen, sollte sie zunächst prüfen, ob die Verfahrensanweisungen tatsächlich Prozessbeschreibungen sind.
Auch, wenn es am Ende nur Begriffe sind, die korrekte Unterscheidung hilft Ihnen und Ihren Mitarbeiter:innen.
Fazit
Es ist wichtig, die Unterschiede zwischen Prozessbeschreibungen, Verfahrensanweisungen und Arbeitsanweisungen zu kennen. Es ist auch wichtig, die Begriffe zu definieren und im Kontext zu verwenden. Alles andere verwirrt die Mitarbeiter:innen und Ende vielleicht auch Sie als QMB.
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