Wie gelingt Qualitätsmanagement, wenn niemand zuhört?

Wenn Maßnahmen ins Leere laufen, Ressourcen fehlen – und das Gefühl bleibt: Ich bin allein verantwortlich für alles?

In meinen Trainings höre ich das oft. Offiziell geht es um Prozesse und Normen. In Wahrheit aber um etwas anderes: fehlende Rückendeckung, Überverantwortung und ein System, das Erwartungen stellt – ohne Macht zu geben.

🎧 Im aktuellen Podcast „QM mit Sinn und Verstand“ spreche ich darüber, warum viele QM-Beauftragte aktuell am Limit arbeiten. Und was Sie konkret tun können, um wirksamer und gesünder mit dieser Verantwortung umzugehen.

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Warum Überverantwortung im QM kein Einzelfall ist

In einem meiner letzten Trainings gab es diese typische Szene. Die Gruppe sollte ein Auditprogramm entwickeln. Doch statt Zielsetzungen gab es Frust. „Das bringt eh nichts. Die Geschäftsführung interessiert sich nicht. Die Maßnahmen bleiben liegen. Und ich soll’s am Ende wieder retten.“

Diese Erfahrung ist kein Einzelfall. Immer mehr QMBs berichten genau das:

• hohe Verantwortung,
• widersprüchliche Erwartungen,
• kaum Rückhalt – weder von oben noch aus den Teams.

📊 Studien zur Arbeitsbelastung im mittleren Management zeigen: Rollen mit viel Verantwortung, aber wenig Entscheidungsmacht, sind besonders stressanfällig. Im QM spitzt sich das zu.

🎧 Und hier erst mal der Podcast zur Folge!

1. QM wird als Pflicht behandelt – aber nicht ernst genommen

Viele Organisationen beschwören Qualität auf dem Papier. Doch praktisch wird sie als lästiges Extra behandelt – „on top“ zum Tagesgeschäft.

Typisches Muster:

• Verantwortung wird an die QMB delegiert
• gleichzeitig entziehen sich Geschäftsführung und Fachbereiche
• Ressourcen? Fehlanzeige.
• Anerkennung? Selten.

Das Problem hat einen Namen: Effort-Reward-Ungleichgewicht.

Menschen brennen aus, wenn sie dauerhaft viel investieren – und wenig zurückbekommen. Nicht nur Geld, sondern auch:

• Wertschätzung
• Einfluss
• Sicherheit

❗ Die Folge:

Frust, Erschöpfung, innere Kündigung. Gerade für engagierte QM-Menschen fatal – denn ihre Stärke ist ihr Einsatz.

2. Die Sandwich-Position: Zwischen allen Stühlen

QMBs tragen Verantwortung in alle Richtungen:

• nach oben (Zertifizierungen, Audits, Geschäftsführung)
• zur Seite (Teamleitungen, Prozessverantwortliche)
• nach außen (Kunden, Fachstellen)

Doch sie haben kaum formale Macht. Das führt zu einem Rollenstress, der durch drei Dinge entsteht:

• unklare Erwartungen
• ständige Rechtfertigungspflicht
• mangelnde Einflussmöglichkeiten

🎯 Beispiel aus der Praxis:

Die Geschäftsführung erwartet reibungslose Audits, aber stellt keine Mittel bereit. Fachbereiche betrachten QM als Bürokratie, nicht als Unterstützung. Die Verantwortung bleibt am QMB hängen – egal, ob realistisch oder nicht.

3. Das Effort-Reward-Ungleichgewicht im QM

Wie viel Energie geben Sie täglich ins QM? Und wie viel davon kommt tatsächlich zurück?

Das Modell von Siegrist (1996) zeigt: Wenn Aufwand und Belohnung dauerhaft im Ungleichgewicht stehen, steigt das Risiko für Burnout massiv.

Im QM besonders relevant, weil:

• viele Aufgaben unsichtbar bleiben
• Konflikte ausgesessen werden
• Rückendeckung fehlt
• und oft sogar die Grundwerte in Frage gestellt werden

👥 Gerade gewissenhafte Menschen mit hohem Pflichtbewusstsein – wie viele QMBs – tappen in diese Falle. Denn sie halten durch. Bis es nicht mehr geht.

4. Persönlichkeitsmerkmale, die die Belastung verstärken

Viele QMBs bringen Stärken mit, die in Krisenzeiten zur Falle werden.

Hier fünf typische Muster, die ich regelmäßig sehe:

1. Pflichtbewusstsein als innerer Antreiber

„Wenn ich es nicht mache, macht es keiner.“

Dieses Denken führt dazu, Lücken selbst zu stopfen – statt sie sichtbar zu machen.

2. Perfektionismus

„Noch nicht gut genug“ – das Gefühl treibt viele an.

Aber im QM gibt es nie ein Ende. Das Risiko: Projekte verzögern sich, und die Überlastung wächst.

3. Harmoniebedürfnis

Konflikte werden vermieden – aus Angst, Mitwirkung zu verlieren.

Lieber 25 Erinnerungsmails als ein klares Nein.

4. Werteorientierung

Qualität ist mehr als ein Job. Es ist eine Haltung.

Wenn die Organisation das nicht teilt, entsteht ein innerer Konflikt.

5. Überengagement

Ständig verfügbar, nie abschalten – das ist im QM besonders verbreitet.

Weil das System nie fertig ist.

🧠 „Ich bin nicht die Feuerwehr der Geschäftsführung. Ich halte den Rahmen für Qualität.“

4 Impulse für mehr Wirksamkeit – auch ohne Weisungsbefugnis

✅ 1. Rolle neu rahmen

Sie sind nicht die Person, die alles regelt. Sie schaffen den Rahmen, in dem Qualität möglich wird.

Konkret im Alltag:

• In Meetings fragen: Wer übernimmt das? Bis wann?
• Nicht selbst einspringen – sondern Struktur schaffen

✅ 2. Verantwortung zurück ins System geben

Nicht alles auffangen – sondern sichtbar machen, wo es hakt.

Zum Beispiel in Auditberichten: „Bereich XY ist verantwortlich.“

Das wirkt klar und professionell – ohne Schuldzuweisung.

✅ 3. Grenzen setzen – freundlich, aber bestimmt

„Dafür fehlt mir aktuell die Kapazität.“

„Ich brauche zuerst einen Überblick – dann melde ich mich.“

💬 Kleine Sätze, große Wirkung. Jede Grenze zeigt: Auch Ihre Zeit und Rolle sind wertvoll.

✅ 4. Perfektionismus zähmen

Orientieren Sie sich an „Gut genug für jetzt“.

Nicht: „Es muss perfekt sein.“ Sondern: „Es ist brauchbar – und entwickelbar.“

📌 Das agile Prinzip „Iteration statt Illusion“ hilft dabei.

Fazit: Struktur, Psychologie und Haltung – alles spielt zusammen

Die Probleme im QM sind nicht nur organisatorisch – sie sind auch psychologisch.

Deshalb braucht es systemische Lösungen UND persönliche Klarheit.

✨ Mein Tipp: Fangen Sie klein an.

Stellen Sie sich regelmäßig diese drei Fragen:

1. Was belastet mich gerade am meisten?
2. Wo übernehme ich zu viel?
3. Wo kann ich konkret etwas verändern?

👉 Und wenn Sie das Thema vertiefen wollen:

Im Februar startet mein Training „Wirksam ohne Weisungsbefugnis“ erneut.

Zweimal 0,75 Tage Zeit für Ihre Rolle, Ihre Haltung – und Ihren Einfluss.

❓ Ihre Fragen zur Überverantwortung im Qualitätsmanagement

Frage 1: Warum betrifft das Thema Überverantwortung gerade so viele QMBs?

Antwort:

Weil sich die Rahmenbedingungen im Qualitätsmanagement deutlich verändert haben: Mehr Regulierung, höhere Anforderungen durch komplexe Normen und gleichzeitig sinkende personelle und zeitliche Ressourcen. Viele QMBs arbeiten faktisch ohne Weisungsbefugnis, sollen aber trotzdem für Zertifizierungen, Fehlerfreiheit und kontinuierliche Verbesserung sorgen. Dieses Missverhältnis zwischen Verantwortung und Einfluss ist der Kern der Überverantwortung im QM.

Frage 2: Was genau bedeutet „Überverantwortung im QM“?

Antwort:

Überverantwortung entsteht, wenn jemand dauerhaft Aufgaben, Entscheidungen oder Risiken übernimmt, für die ihm eigentlich weder die nötigen Ressourcen noch die formale Macht zur Verfügung stehen. Im QM zeigt sich das oft daran, dass QMBs Lücken im System auffangen, Maßnahmenlisten selbst abarbeiten oder bei Problemen allein gelassen werden. Das führt langfristig zu Erschöpfung und wirkt sich negativ auf die Wirksamkeit der QM-Rolle aus.

Frage 3: Was ist das Effort-Reward-Modell und warum ist es im QM so wichtig?

Antwort:

Das Effort-Reward-Modell (Siegrist) beschreibt eine psychologische Stressreaktion: Menschen werden dann besonders belastet, wenn sie über längere Zeit viel Einsatz zeigen, aber wenig Rückmeldung, Anerkennung oder Unterstützung erhalten. Im QM ist dieses Modell hochrelevant, weil viele Leistungen „im Hintergrund“ stattfinden – sichtbar werden sie meist nur, wenn etwas schiefläuft. Fehlende Wertschätzung im Qualitätsmanagement ist damit ein zentraler Risikofaktor für Frust und Burnout.

Frage 4: Was kann ich tun, wenn ich das Gefühl habe, für alles im QM verantwortlich zu sein?

Antwort:

Der wichtigste Schritt ist, sich der eigenen Rolle bewusst zu werden und klare Grenzen zu ziehen. Ihre Aufgabe ist es nicht, jedes Problem zu lösen oder alle Maßnahmen selbst umzusetzen. Sie schaffen die Struktur, moderieren Prozesse und sichern Qualität im System. Formulieren Sie das auch so – zum Beispiel in Meetings oder Berichten. Nutzen Sie Sprache als Führungsinstrument: „Dieser Bereich trägt die fachliche Verantwortung. Ich unterstütze bei Struktur und Umsetzung.“

Frage 5: Wie kann ich Verantwortung zurückgeben, ohne als unkollegial zu gelten?

Antwort:

Verantwortung zurückgeben bedeutet nicht, andere im Stich zu lassen. Es bedeutet, Zuständigkeiten sichtbar zu machen und andere zu befähigen, ihren Teil beizutragen. Ein Beispiel: Statt selbst Maßnahmen abzuarbeiten, dokumentieren Sie transparent, wer was bis wann tun soll. Fragen Sie aktiv nach Ressourcen, Zeit und Unterstützungsbedarf. So bleiben Sie kooperativ, aber klar – und stärken die Verbindlichkeit im System.

Frage 6: Welche Rolle spielt Perfektionismus im QM – und wo wird er gefährlich?

Antwort:

Perfektionismus ist im Qualitätsmanagement weit verbreitet – nicht zuletzt, weil Sorgfalt, Genauigkeit und Verlässlichkeit wichtige QM-Werte sind. Doch wenn der Anspruch „Es muss perfekt sein“ dazu führt, dass Projekte nie fertig werden, Entscheidungen verzögert oder Prozesse überreguliert werden, wird Perfektion zur Falle. „Gut genug für jetzt“ ist oft der gesündere Weg – besonders, wenn sich Rahmenbedingungen schnell ändern.

Frage 7: Was macht die Sandwich-Position im QM so belastend?

Antwort:

QMBs sitzen oft zwischen widersprüchlichen Erwartungen: Die Geschäftsführung will Ergebnisse und Zertifizierungen, die Fachbereiche schnelle Lösungen, und die Normen verlangen Dokumentation und Nachweise. Gleichzeitig fehlt häufig die formale Macht, Entscheidungen durchzusetzen. Diese Mischung aus hoher Verantwortung und niedriger Kontrolle ist psychologisch besonders belastend. Klar definierte Rollen und ein bewusster Umgang mit Anforderungen helfen, diese Position besser zu steuern.

Frage 8: Wie kann ich im QM Grenzen setzen, ohne als schwierig zu gelten?

Antwort:

Grenzen setzen bedeutet nicht „Nein sagen um jeden Preis“, sondern: Ansprechbar bleiben – aber nicht ausnutzbar. Eine hilfreiche Strategie ist das Prinzip „Ja, aber mit Bedingungen“: „Ich kann das übernehmen, wenn wir gemeinsam Prioritäten klären“, oder „Ich schaffe das, wenn mir Zeit oder Unterstützung zur Verfügung steht.“ So bleiben Sie konstruktiv, sichern Ihre eigene Leistungsfähigkeit – und zeigen gleichzeitig Führungsstärke.

Frage 9: Welche ersten Schritte kann ich konkret unternehmen, um Überverantwortung zu reduzieren?

Antwort:

Drei Schritte, die sofort helfen können:

1. Reflexion: Wo übernehme ich Aufgaben, die nicht in meinen Verantwortungsbereich gehören?
2. Kommunikation: Wie kann ich meine Rolle klarer darstellen – in Berichten, Audits oder Gesprächen?
3. Rahmung: Wie beschreibe ich mein QM-Verständnis aktiv? (Beispiel: „Ich gestalte Rahmen und Strukturen, damit Qualität im Alltag gelingt.“)

Schon kleine Veränderungen im Wording oder Auftreten können die Wirkung Ihrer Rolle als QMB nachhaltig stärken.

Frage 10: Was bringt mir das Training „Wirksam ohne Weisungsbefugnis“ konkret?

Antwort:

In diesem Training geht es um mehr als Tools – es geht um Haltung, Positionierung und psychologische Mechanismen. Sie erfahren, warum Überverantwortung im QM kein persönliches Scheitern, sondern ein systemisches Phänomen ist. Sie analysieren Ihre eigene Rolle, erproben neue Kommunikationsmuster und erhalten praxisnahe Methoden, um Grenzen zu setzen, Einfluss zu gewinnen und mit weniger Energie mehr zu bewirken. Der Austausch mit anderen QMBs schafft zusätzlich Perspektivwechsel und Bestärkung.