Interne Audits werden zur Pflichtübung, wenn Auditoren Konflikte scheuen. Lernen Sie von Mediatorinnen, wie Sie schwierige Gespräche führen – ohne die Stimmung zu kippen. ​

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Sie kennen das vielleicht: Da sitzen Sie im Audit-Gespräch, haben eine klare Abweichung festgestellt – und schreiben am Ende eine "freundliche Empfehlung" in den Bericht. Nicht etwa, weil die Feststellung falsch wäre. Sondern weil sie Angst haben, die Stimmung zu versauen. Weil sie fürchten, als Qualitätspolizei abgestempelt zu werden. Weil sie sich nicht zutrauen, mit der Situation umzugehen, die entstehen könnte.

Das Ergebnis? Ein Audit, das sich alle hätten sparen können. Verschwendete Zeit für alle Beteiligten.

Und Sie sind nicht allein. In meinen Trainings mit Auditteams höre ich das immer wieder: "Ich traue mich nicht, das anzusprechen." Dabei ist genau das der Deal beim Audit – hinschauen, prüfen, bewerten, dokumentieren.

Was ist die Lösung? Im Podcast geht es genau um dieses Thema. 

🎧 Hören Sie die ganze Episode

In meiner aktuellen Podcast-Episode erzähle ich ausführlich, wie Sie mit journalistischen Techniken bessere Audit-Gespräche führen. 

Episode-Highlights:

• Wie Sie Audits strategisch vorbereiten (statt nur Checklisten abzuarbeiten)
• Welche Fragetypen wann funktionieren
• Wie Sie das Gesprächsklima aktiv gestalten
• Warum Pausen im Audit Gold wert sind

Warum scheitern so viele interne Audits an der Kommunikation?

Die Antwort liegt tiefer, als Sie vielleicht denken. Es geht nicht nur um persönliche Schüchternheit oder fehlendes Selbstbewusstsein. Interne Audits sind strukturell konfliktbehaftet. 

Wenn Sie das einmal verstanden haben, ändert sich Ihr ganzer Blick auf die Situation.

Das unsichtbare Spannungsfeld

Stellen Sie sich vor: Auf der einen Seite sitzt die Auditorin. Sie prüft, bewertet, schreibt Berichte, die an die Leitung gehen. Sie hat theoretisch eine gewisse Macht – auch wenn sie meist ohne formale Autorität arbeitet.

Auf der anderen Seite: Die auditierten Personen. Für sie fühlt sich das Audit an wie Kontrolle. Wie ein Risiko für ihr Image. Wie zusätzliche Belastung in einem ohnehin vollen Arbeitsalltag.

Und dann kommt noch etwas dazu, das viele unterschätzen: Die Konflikte im Audit laufen meistens verdeckt. Niemand fängt einen offenen Streit an. Aber vielleicht kennen Sie diese Situationen:

• Knapp gehaltene Antworten
• Viel entschuldigendes Drumherumreden statt klarer Darstellungen
• Grundsatzdiskussionen über Formalitäten
• Passive Blockaden nach dem Audit ("Das setzen wir dann irgendwann um")

Das nennt man in der Mediation Widerstandskommunikation. Und die ist Gift für jedes konstruktive Audit.

Warum "einfach sachlich bleiben" nicht funktioniert

"Bleiben Sie doch einfach sachlich und professionell", höre ich oft. Ist schnell gesagt, aber sehr schwierig umzusetzen.

Das Problem: Alle unsere Audit-Instrumente – Checklisten, Normen, Berichtsstrukturen – geben dem Prozess einen sehr sachlichen Anstrich. Der verdeckt aber nur, was darunter brodelt. Die Angst vor Kritik. Die Sorge um das eigene Standing. Das Gefühl, kontrolliert zu werden.

Wenn Sie nur "sachlich bleiben", ignorieren Sie die emotionale Realität Ihres Gegenübers. Und dann wird es erst recht schwierig.

Was können interne Auditorinnen von Mediatorinnen lernen?

Mediator:innen sind Expert:innen für Konflikte. Sie moderieren Lösungsprozesse zwischen Parteien, die sich manchmal kaum noch in die Augen schauen können.

Und genau von ihnen können Sie als Auditor:in lernen – ohne Ihre Rolle aufzugeben.

Das ist der entscheidende Punkt: Ein Audit ist keine Mediation. Sie suchen nicht nach einem Konsens, mit dem alle glücklich sind. Ihr Auftrag bleibt: bewerten und berichten. Nicht: allen gefallen.

Aber - Sie nutzen Sprache und Haltung bewusst, um Kooperation zu ermöglichen. Denn auf genau diese Kooperation sind Sie angewiesen, besonders wenn Sie ohne formale Autorität arbeiten.

Drei Prinzipien, die helfen können

In meinem aktuellen Podcast stelle ich Ihnen drei mediative Prinzipien vor, die Sie sofort in Ihre Audit-Praxis übernehmen können:

1. Sachbezogen statt personenbezogen sprechen

Ein kleiner Unterschied in der Formulierung – eine riesige Wirkung auf die Gesprächsatmosphäre.

Statt "Sie haben das nicht dokumentiert" sagen Sie "Hier fehlt die Dokumentation."

Warum funktioniert das? Weil "Sie haben..." automatisch einen Verteidigungsreflex auslöst. Und sobald jemand in der Defensive ist, war's das mit der Augenhöhe und der konstruktiven Zusammenarbeit.

2. Hintergründe verstehen, statt Positionen bekämpfen

Sie haben eine klare Abweichung festgestellt. Und dann kommt Widerstand: "Das ist unrealistisch." "Das geht bei uns nicht." "Ich sehe das anders."

Das sind alles Positionen. Keine Fakten.

Wenn Sie jetzt auf der Positions-Ebene diskutieren, landen Sie in einem Machtkampf. Sie sagen "Muss aber", die andere Person sagt "Geht nicht", Sie sagen "Muss gehen" – und keiner kommt weiter.

Die mediative Frage lautet stattdessen: Was steckt dahinter? Was ist der wirkliche Grund für den Widerstand?

3. Gemeinsame Basis schaffen und Lösungswege öffnen

Manchmal entsteht im Audit eine "Ich gegen Dich"-Situation. Sie auf der einen Seite, die auditierte Person auf der anderen. Das fühlt sich wie ein Gegeneinander an.

Ist es aber objektiv nicht.

Eigentlich haben Sie das gleiche Interesse: Ein funktionierendes System, das auch externen Prüfungen standhält.

Wie Sie diese gemeinsame Basis kommunizieren und gleichzeitig Gestaltungsspielraum für Lösungen geben – das erfahren Sie im Detail im Podcast.

Ihr Werkzeugkoffer für schwierige Audit-Situationen

Im Podcast bekommen Sie nicht nur die Theorie. Sie bekommen konkrete Formulierungen, die Sie ab dem nächsten Audit einsetzen können.

Formulierungen, die:

• Verteidigungsreflexe vermeiden
• Widerstand konstruktiv nutzen
• Fronten auflösen
• Kooperation ermöglichen

Denn professionelle Gesprächsführung ist Ihr wichtigstes Handwerkszeug – nicht nur im Audit, sondern überall dort, wo Sie ohne formale Autorität arbeiten. In Meetings. In Projekten. Im Gespräch mit der Geschäftsführung.

Es geht darum, dass Sie mit den gleichen Werkzeugen mehr erreichen. Dass Ihre internen Audits nicht zur Pflichtübung verkommen, sondern echten Mehrwert stiften. Dass Sie sich nicht mehr vor schwierigen Gesprächen drücken müssen, weil Sie wissen, wie Sie sie führen.

Ihre nächsten Schritte

Wenn Sie beim nächsten Audit nicht mehr die "freundliche Empfehlung" schreiben wollen, sondern die klare Feststellung – mit gutem Gefühl und ohne Angst vor der Reaktion:

Hören Sie jetzt den vollständigen Podcast. Dort bekommen Sie alle Formulierungen, alle Techniken, alle Beispiele.

Und wenn Sie das Thema vertiefen wollen: Im Februar 2025 gibt es ein offenes Training "Meditative Gesprächsführung im Audit". Mit viel Raum zum Ausprobieren und Üben. Alle Infos finden Sie auf meiner Website.

Weiterführende Ressourcen zu Audit-Gesprächen:

• Audit-Gespräche meistern: 5 journalistische Techniken
• Interne Audits mit Wirkung: Von der Pflichtübung zum Mehrwert
• Führungsaudits erfolgreich durchführen
• Alternative Auditmethoden
• Wie systemische Fragen im Audit für frischen Wind sorgen
• Objektive Feststellungen im internen Audit perfekt formulieren

❓ Häufige Fragen zu mediativer Gesprächsführung im Audit ​

Frage: Muss ich eine Mediationsausbildung haben, um diese Techniken anzuwenden?

Antwort: Nein. Die Prinzipien und Formulierungen lassen sich auch ohne formale Ausbildung in der Audit-Praxis umsetzen. Es geht um bewusste Gesprächsführung, nicht um therapeutische Intervention.

Frage: Macht mich sachbezogene Sprache nicht zu weich und kompromissbereit?

Antwort: Im Gegenteil. Sachbezogene Sprache ist präziser und professioneller als personenbezogene Vorwürfe. Sie bleiben klar in der Sache – ohne unnötige Verteidigungsreflexe auszulösen.

Frage: Was, wenn die auditierte Person trotzdem abblockt?

Antwort: Dann haben Sie zumindest alles getan, um Kooperation zu ermöglichen. Ihre Dokumentation bleibt davon unberührt – aber Sie haben sich professionell verhalten.

Frage: Verliere ich als Auditorin nicht meine Autorität, wenn ich so vorsichtig formuliere?

Antwort: Nein. Autorität entsteht nicht durch harte Formulierungen, sondern durch professionelle Klarheit. Sachbezogene Sprache zeigt, dass Sie Systeme und Prozesse im Blick haben – nicht persönliche Fehler.

Frage: Funktioniert das auch bei externen Audits oder nur bei internen?

Antwort: Die Prinzipien funktionieren in beiden Kontexten. Besonders bei internen Audits sind sie wertvoll, da Sie hier oft ohne formale Autorität mit Kolleginnen und Kollegen sprechen.

Frage: Kann ich diese Techniken auch in anderen Gesprächen nutzen?

Antwort: Absolut. Professionelle Gesprächsführung hilft überall dort, wo Sie ohne formale Autorität arbeiten – in Meetings, Projekten, Gesprächen mit der Geschäftsführung.

Frage: Was mache ich, wenn jemand aggressiv oder sehr emotional reagiert?

Antwort: Bleiben Sie ruhig und sachlich. Fragen Sie nach den Gründen: "Was genau löst diese Reaktion aus?" Oft steckt hinter Aggression Angst oder Überforderung. Wenn Sie das verstehen, können Sie deeskalieren.

Frage: Wie lange dauert es, bis ich diese Techniken sicher beherrsche?

Antwort: Das hängt von Ihrer Übung ab. Manche Formulierungen können Sie sofort übernehmen, andere brauchen etwas Training. Das Workbook zum Download hilft Ihnen dabei, systematisch zu üben.

Frage: Muss ich diese Prinzipien in jedem Audit anwenden?

Antwort: Nein. Nutzen Sie sie gezielt dort, wo Sie Widerstand oder Spannung spüren. In entspannten Audit-Situationen reicht normale professionelle Kommunikation völlig aus.

Frage: Was ist, wenn mein Audit-Partner oder meine Vorgesetzte einen anderen Stil bevorzugt?

Antwort: Diese Techniken sind kein Widerspruch zu anderen Audit-Ansätzen. Sie erweitern Ihren Werkzeugkasten. Sprechen Sie mit Ihrem Audit-Team darüber – oft sind alle dankbar für konstruktive Gesprächsführung.

Sie haben spezifische Fragen zu Ihrer Audit-Situation? Schreiben Sie mir: mail@mq-koeln.de

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