Warum die AZAV so chaotisch ist – und was sich ändert, wenn Sie aufhören, sie nachzubauen

Die AZAV folgt keiner Systemlogik. Sie ist ein Prüfkatalog. Verstehen Sie den Unterschied – und bauen Sie Ihr eigenes System statt die Verordnung nachzuahmen.

In der aktuellen Podcastfolge von QM mit Sinn und Verstand spreche ich über genau das.

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Die AZAV nervt. Alle. Immer.

Seien wir ehrlich: Niemand mag die AZAV. Wirklich niemand.

Sie sitzen da, haben drei Dokumente offen, Sozialgesetzbuch, Verordnung, fachliche Weisungen und springen zwischen ihnen hin und her. Nichts hängt zusammen. Nichts wird erklärt. Und Ihr Team fragt zum dritten Mal diese Woche: "Warum müssen wir das jetzt wieder dokumentieren?"

Sie wissen es auch nicht so genau. Sie wissen nur: Steht so in der AZAV. Wird geprüft. Muss sein.

Und am Ende bleibt übrig: Das Problem ist nicht, dass Sie zu wenig über die AZAV wissen. Das Problem ist, dass Sie versuchen, etwas nachzubauen, was gar kein Bauplan ist.

In diesem Beitrag zeige ich Ihnen, warum die AZAV Sie systematisch in die Irre führt und wie Sie stattdessen arbeiten sollten. Mit fünf konkreten Schritten, die Sie sofort umsetzen können.

🎧 Und hier erst mal der Podcast zur Folge!

Der große Irrtum: Die AZAV ist keine Anleitung

Sie suchen nach Struktur? Die gibt's nicht.

Kennen Sie die ISO 9001? Die ist systematisch aufgebaut. Kapitel für Kapitel. Sie zeigt Zusammenhänge. Sie erklärt, wie man ein Managementsystem aufbaut. Sie hat einen roten Faden.

Die AZAV hat das alles nicht. Und das hat einen Grund:

Die AZAV ist keine Norm. Sie ist eine Verordnung.

Das klingt nach Wortklauberei? Ist es aber nicht. Der Unterschied ist wichtig.

Eine Norm wie die ISO ist ein Leitfaden. Sie sagt: So könnt ihr ein System aufbauen. Sie zeigt Best Practices. Sie gibt Orientierung.

Eine Verordnung ist verbindliches Recht. Sie sagt nicht, wie Sie etwas aufbauen sollen. Sie listet auf, was geprüft wird. Die AZAV ist ein Prüfkatalog für Zertifizierungsstellen, nicht ein Aufbau-Leitfaden für Sie.

Das Haus ohne Bauplan

Stellen Sie sich vor, Sie wollen ein Haus bauen. Jemand kommt mit einer Checkliste vorbei:

• Fundament vorhanden? ✓
• Wände stabil? ✓
• Dach dicht? ✓
• Elektrik geprüft? ✓
• Heizung funktioniert? ✓

Alles gut, oder? Nur: Niemand hat Ihnen vorher gesagt, in welcher Reihenfolge Sie bauen sollen. Niemand hat erklärt, wie die Teile zusammenhängen. Sie haben nur die Checkliste bekommen und sollen jetzt irgendwie ein Haus daraus machen.

Klingt absurd? Willkommen in der AZAV-Welt.

Die Verordnung listet Prüfkriterien auf. Aber sie erklärt nicht, wie Sie vorgehen sollen. Sie zeigt keine Zusammenhänge. Sie gibt keine Reihenfolge vor.

Und genau da liegt Ihr Denkfehler: Sie versuchen, die AZAV 1:1 nachzubauen. Aber die AZAV ist nicht dafür gemacht, nachgebaut zu werden.

Was Sie stattdessen tun sollten: Die AZAV schütteln

Hören Sie auf nachzubauen – fangen Sie an zu sortieren

Mein Standardspruch dazu: Die AZAV will geschüttelt werden. Und ich meine das wörtlich.

Nehmen Sie die Anforderungen. Trennen Sie sie voneinander. Sortieren Sie neu. Überlegen Sie:

• Was gehört zusammen?
• Was macht in unserem Kontext Sinn?
• Was ist eine logische Reihenfolge für uns?

Ich nenne es das wilde Lego-Prinzip. 🧱

Sie kennen das: Irgendjemand hat ein Lego-Bauwerk zusammengesteckt. Es sieht wild aus. Es ergibt keinen Sinn. Aber wenn Sie alles auseinandernehmen, die Teile nach Farben oder Funktionen sortieren und nach einer Logik neu zusammenbauen, dann macht alles Sinn. 

Mit der AZAV funktioniert es genauso.

Drei Fragen, die alles verändern

Statt zu fragen: "Was steht in der AZAV?" fragen Sie:

1. Was brauchen wir als Organisation? Wie wollen wir arbeiten? Was passt zu unserer Kultur? Was brauchen unsere Mitarbeitenden, um gut arbeiten zu können?

2. Was braucht unsere Zielgruppe? Welche Menschen kommen zu uns? Was brauchen die wirklich? Wie lernen die am besten?

3. Wie bauen wir ein System, das zu uns passt? Nicht: Wie bilden wir die AZAV ab? Sondern: Wie gestalten wir ein System, das funktioniert – und dann die AZAV-Anforderungen erfüllt?

Das ist die Reihenfolge, die funktioniert:

1. Ihr System bauen (nach Ihrer Logik, Ihren Werten, Ihren Prozessen)
2. Die AZAV drüberlegen (als Checkliste: Wo fehlt noch was?)
3. Ergänzen, was fehlt (aber nicht das ganze System umbauen)

Die AZAV ist das Prüfkriterium. Nicht der Startpunkt.

Warum das nicht nur ein QM-Thema ist (und Ihr Team mitmachen muss)

Die AZAV landet im QM – gehört aber nicht nur dahin

In den meisten Organisationen läuft es so: "Wir brauchen die AZAV-Zertifizierung. Liebes QM, kümmer dich mal."

Und dann sitzen Sie da. Schreiben Handbücher. Dokumentieren Prozesse. Und merken: Irgendwas läuft schief. Ihr Team zieht nicht mit. Die pädagogischen Fachkräfte verstehen nicht, warum sie Dinge so machen sollen. Alle sind genervt.

Klar. Denn die AZAV ist kein reines QM-Thema.

Die ISO 9001 ist QM. Sie steuert das System. Aber sie lässt Ihnen frei, wie Sie Ihre Arbeit machen. Hauptsache zielgerichtet und qualitätsbewusst.

Die AZAV macht das nicht. Sie steuert direkt ins WIE Ihrer täglichen Arbeit hinein. Sie sagt nicht nur, dass Sie Prozesse brauchen – sie bestimmt, wie die aussehen sollen. Sie sagt nicht nur, dass Sie Ziele dokumentieren sollen – sie bestimmt, wie Ziele formuliert werden müssen.

Das ist keine QM-Frage mehr. Das ist eine pädagogische Frage. Eine Coaching-Frage. Eine Arbeitsmarkt-Frage.

Ihr Team sollte verstehen – nicht nur befolgen

Und deshalb reicht es nicht, wenn Sie als QM-Beauftragte die AZAV verstehen. Ihr ganzes Team muss sie verstehen.

Warum? Weil die AZAV ihre tägliche Arbeit bestimmt. Und Menschen machen Dinge nur wirklich gut, wenn sie verstehen, warum sie sie tun.

Solange Ihre pädagogischen Fachkräfte nicht verstehen, warum die AZAV bestimmte Dinge fordert – solange werden sie sich dagegen sträuben. Werden genervt sein. Werden Lücken lassen in der Umsetzung.

Die AZAV wird erst dann funktionieren, wenn alle im Boot sind.

Im Podcast erzähle ich Ihnen ausführlich, warum die AZAV eigentlich drei verschiedene Fachlichkeiten vereint – und warum das zu Konflikten im Team führt. Aber der wichtigste Punkt ist: Sie können das nicht alleine lösen. Sie brauchen Ihr Team.

Was Sie jetzt konkret tun können: 5 Schritte

Schritt 1: Nehmen Sie sich einen halben Tag Zeit

Nicht für die AZAV. Sondern für Ihr System.

Setzen Sie sich mit Ihrem Team zusammen (oder erstmal mit 2-3 Schlüsselpersonen) und fragen Sie:

• Wie wollen wir arbeiten?
• Was brauchen unsere Teilnehmenden?
• Was macht für uns Sinn?

Bauen Sie Ihr System. Von Grund auf. Ohne die AZAV dabei zu haben.

Erst dann holen Sie die AZAV raus und schauen: Was fehlt noch?

Schritt 2: Machen Sie einen Team-Workshop zur AZAV

Nicht: "So müsst ihr dokumentieren." Sondern: "Lasst uns gemeinsam verstehen, warum die AZAV existiert und was sie von uns will."

Ich mache in meinen Trainings immer wieder die Erfahrung: Wenn Mitarbeitende die Logik dahinter verstehen, ziehen sie plötzlich mit. Dann suchen sie selbst nach Lösungen. Und oft sind das Lösungen, auf die Sie als QM-Person nie gekommen wären.

Fragen Sie im Workshop:

• Was nervt euch am meisten an der AZAV?
• Wo seht ihr Widersprüche?
• Was macht aus eurer Sicht Sinn – und was nicht?

Allein das offene Gespräch hilft. Und gemeinsam finden Sie Wege.

Schritt 3: Klären Sie Rollen und Verantwortlichkeiten neu

Wer ist wofür zuständig? Das ist oft unklar – und das macht vieles kompliziert.

Meine Empfehlung:

• QM: Sorgt dafür, dass das System steht. Prozesse sind dokumentiert. Nachweise sind da. Das System ist prüffähig.
• Pädagogische Fachkräfte: Setzen um. Arbeiten mit den Menschen. Machen die eigentliche Förderarbeit.
• Leitung: Steuert strategisch. Verantwortet die Arbeitsmarktlogik. Entscheidet bei Zielkonflikten.

Und dann: Aushandeln. Nicht Entweder-Oder. Sondern: Wie können wir die AZAV erfüllen und dabei gut arbeiten?

Schritt 4: Finden Sie Ihre Grauzonen

Die AZAV lässt mehr Spielraum, als viele denken. Aber Sie müssen genau hinschauen.

Wo gibt es Interpretationsspielraum? Wo können Sie anders arbeiten, als es auf den ersten Blick aussieht?

Ein Beispiel: Die AZAV fordert Dokumentation. Aber sie sagt nicht immer wie genau. Manchmal reicht eine kurze Notiz. Manchmal können Sie digitale Tools nutzen, die Ihnen Arbeit abnehmen. Manchmal können Sie Prozesse so gestalten, dass Dokumentation quasi nebenbei passiert.

Das ist Detailarbeit. Aber sie lohnt sich. Denn jede Grauzone, die Sie nutzen können, macht Ihre Arbeit leichter.

Schritt 5: Hören Sie auf zu kämpfen – fangen Sie an zu gestalten

Das ist der wichtigste Punkt. Und der schwierigste.

Hören Sie auf, gegen die AZAV zu kämpfen. Sie werden sie nicht ändern. Sie ist verbindliches Recht.

Aber Sie können gestalten, wie Sie mit ihr umgehen.

Sie können entscheiden:

• Wie Sie Ihre Prozesse aufbauen
• Wie Sie Ihr Team einbinden
• Wie Sie Dokumentation organisieren
• Wie Sie mit Widersprüchen umgehen
• Wie Sie die AZAV in Ihr System integrieren – statt Ihr System nach der AZAV zu bauen

Das ist der Unterschied zwischen Frust und Gestaltung.

Ein Selbstcheck: Wo stehen Sie gerade?

Machen Sie mal einen schnellen Selbstcheck. Was trifft zu?

• □ Wir haben die AZAV versucht, 1:1 nachzubauen
• □ Unser Team versteht nicht, warum wir so dokumentieren müssen
• □ Die AZAV liegt hauptsächlich beim QM
• □ Wir haben keine klare Rollenteilung
• □ Wir kämpfen gegen die Anforderungen statt sie zu nutzen
• □ Wir haben unser System nicht unabhängig von der AZAV aufgebaut

Die gute Nachricht: Sie können das ändern. Ab jetzt. Mit den fünf Schritten oben.

Noch tiefer einsteigen: Im Podcast erkläre ich den Rest

In diesem Beitrag habe ich mich auf einen Punkt konzentriert: Warum die AZAV so aufgebaut ist – und wie Sie anders damit arbeiten können.

Im Podcast gehe ich noch viel weiter. Ich erkläre Ihnen:

• Warum die AZAV eine pädagogische Doppellogik hat – und warum darin zwei Ansätze stecken, die sich widersprechen
• Die drei konkreten Spannungsfelder, die daraus entstehen – mit ausführlichen Praxisbeispielen
• Warum die AZAV drei verschiedene Fachlichkeiten vereint (Pädagogik, QM, Arbeitsmarkt) – und was das für Ihr Team bedeutet
• Wie Sie mit Haltungskonflikten umgehen – wenn pädagogische Fachkräfte, QM und Leitung unterschiedliche Prioritäten haben

Die Podcast-Folge ist deutlich ausführlicher. Sie bekommen dort die komplette Durchdringung – mit allen Hintergründen, die Sie brauchen, um die AZAV wirklich zu verstehen.

Wenn Sie nicht nur hören, sondern auch direkt umsetzen wollen

Ich biete regelmäßig Live-Trainings zur AZAV an – alle online, alle praxisnah. Je nachdem, wo Sie stehen, finden Sie das passende Format:

• Grundlagen-Training für Einsteigerinnen
• Vertiefungs-Training für alle, die schon mittendrin sind
• KI-Training für alle, die sich mit den richtigen Tools das Leben leichter machen wollen

In den Trainings arbeiten wir an Ihren konkreten Fragen. Sie können Fälle mitbringen. Wir entwickeln gemeinsam Lösungen.

Alle Infos zu den Live-Trainings finden Sie hier

📝Mein Fazit für Sie: Sie müssen die AZAV nicht lieben – aber Sie können sie beherrschen

Die AZAV wird nicht einfacher. Sie bleibt kompliziert. Sie bleibt widersprüchlich. Und ja, sie bleibt nervig.

Aber Sie müssen nicht gegen sie kämpfen.

Was sich ändern kann, ist Ihre Haltung. Und Ihr Vorgehen.

Sie müssen aufhören, die AZAV nachzubauen. Sie müssen aufhören, sich von ihrer chaotischen Struktur verwirren zu lassen. Sie müssen aufhören zu denken, dass Sie alleine im QM das alles stemmen müssen.

Stattdessen: Bauen Sie Ihr System. Holen Sie Ihr Team ins Boot. Gestalten Sie, wie Sie arbeiten wollen. Und nutzen Sie die AZAV als das, was sie ist – eine Checkliste am Ende.

Das ist kein Quick Fix. Das braucht Zeit. Das braucht Gespräche. Das braucht manchmal Umdenken im ganzen Haus.

Aber es verändert alles. Plötzlich arbeiten Sie nicht mehr für die AZAV – sondern die AZAV dient Ihrem System.

Und genau darum geht's doch eigentlich.

Hätten Sie gerne Unterstützung - gerne begleite ich Sie in Form von Coachings, Trainings oder Workshops. Einfach mail an mail@mq-koeln.de.

❓Häufig gestellte Fragen zur AZAV

FRAGE: Warum ist die AZAV so chaotisch aufgebaut und springt ständig zwischen verschiedenen Themen hin und her?

ANTWORT: Die AZAV ist keine Norm wie die ISO 9001, sondern eine Verordnung. Das bedeutet: Sie wurde nicht geschrieben, um Ihnen zu erklären, wie Sie ein System aufbauen. Sie wurde geschrieben, um Prüfkriterien aufzulisten. Die AZAV folgt einer Prüflogik, nicht einer Systemlogik. Sie ist für Zertifizierungsstellen gedacht, nicht für Anwenderinnen. Deshalb gibt es keinen roten Faden, keine logische Reihenfolge und keine Erklärungen zu Zusammenhängen. Das ist kein Fehler – das ist Absicht. Die AZAV ist ein Prüfkatalog, kein Leitfaden.

FRAGE: Was bedeutet es konkret, die AZAV zu "schütteln", und wie mache ich das in der Praxis?

ANTWORT: Die AZAV schütteln bedeutet: Sie nehmen die Anforderungen auseinander, trennen sie voneinander und sortieren sie nach Ihrer eigenen Logik neu. Konkret heißt das: Lesen Sie die AZAV nicht von vorne nach hinten. Stattdessen nehmen Sie sich jede Anforderung einzeln vor und fragen: Zu welchem Prozess gehört das bei uns? Welche Anforderungen hängen zusammen? Was macht in unserem Kontext Sinn? Dann clustern Sie die Anforderungen nach Themen (z.B. Pädagogik, Dokumentation, Arbeitsmarkt) oder nach Prozessen (z.B. Aufnahme, Förderung, Abschluss). Sie bauen sich Ihre eigene Struktur – die AZAV-Reihenfolge ignorieren Sie dabei komplett.

FRAGE: Muss wirklich das ganze Team die AZAV verstehen, oder reicht es, wenn die QM-Beauftragte sich darum kümmert?

ANTWORT: Ja, das ganze Team muss die AZAV verstehen – zumindest die Teile, die ihre Arbeit betreffen. Der Grund: Die AZAV steuert direkt ins "Wie" der täglichen Arbeit hinein. Sie bestimmt nicht nur, dass Sie Prozesse brauchen, sondern wie diese Prozesse aussehen sollen. Sie bestimmt, wie Ziele formuliert werden müssen, was dokumentiert werden muss und wie Förderplanung funktioniert. Das sind keine abstrakten QM-Themen – das betrifft den pädagogischen Alltag. Wenn Ihre Mitarbeitenden nicht verstehen, warum sie bestimmte Dinge tun sollen, werden sie nicht mitziehen. Sie werden genervt sein und Lücken in der Umsetzung lassen. Die AZAV funktioniert nur, wenn alle verstehen, was sie fordert und warum.

FRAGE: Warum sollte ich zuerst mein eigenes System bauen und die AZAV erst zum Schluss drüberlegen?

ANTWORT: Weil die AZAV kein Bauplan ist, sondern eine Checkliste. Wenn Sie versuchen, die AZAV 1:1 nachzubauen, kopieren Sie eine chaotische Struktur, die für Prüfende gedacht ist – nicht für Ihre Organisation. Das Ergebnis: Ein System, das nicht zu Ihnen passt, das Ihr Team nicht versteht und das trotzdem nicht funktioniert. Wenn Sie stattdessen zuerst fragen "Was brauchen wir? Wie wollen wir arbeiten? Was braucht unsere Zielgruppe?" – dann bauen Sie ein System, das Sinn macht. Ein System, das zu Ihrer Kultur passt und das Ihr Team versteht. Und dann legen Sie die AZAV als Checkliste drüber und schauen: Wo fehlt noch was? Was müssen wir ergänzen? So entsteht ein System, das funktioniert UND die AZAV erfüllt.

FRAGE: Welche konkreten Schritte kann ich heute schon gehen, um besser mit der AZAV umzugehen?

ANTWORT: Fangen Sie mit drei Dingen an: Erstens, setzen Sie sich mit 2-3 Schlüsselpersonen aus Ihrem Team zusammen und fragen Sie: Wie wollen wir arbeiten – unabhängig von der AZAV? Bauen Sie Ihre eigene Logik. Zweitens, organisieren Sie einen Team-Workshop zur AZAV. Nicht als Schulung ("So müsst ihr dokumentieren"), sondern als Verständnis-Runde ("Warum fordert die AZAV das?"). Wenn Ihr Team die Logik dahinter versteht, zieht es plötzlich mit. Drittens, klären Sie Rollen neu: Wer ist wofür zuständig? QM für die Struktur, pädagogische Fachkräfte für die Umsetzung, Leitung für strategische Entscheidungen. Und dann: gemeinsam aushandeln, wie Sie die AZAV erfüllen UND dabei gut arbeiten können.

FRAGE: Wo finde ich Unterstützung, wenn ich mit der AZAV nicht weiterkomme und überfordert bin?

ANTWORT: Es gibt mehrere Möglichkeiten: Erstens, sprechen Sie mit Kolleginnen und Kollegen aus anderen Organisationen. Oft haben die ähnliche Herausforderungen durchgemacht und praktikable Lösungen gefunden. Zweitens, holen Sie Ihr eigenes Team ins Boot – gemeinsam finden Sie Lösungen, auf die Sie alleine nicht kommen. Drittens, nutzen Sie Weiterbildungsangebote wie Live-Trainings zur AZAV, in denen Sie konkret an Ihren Fällen arbeiten können. Und viertens: Holen Sie sich externe Beratung, wenn Sie merken, dass Sie alleine nicht weiterkommen. Manchmal braucht es einen Blick von außen, um die richtigen Stellschrauben zu finden.

FRAGE: Was sind die häufigsten Fehler beim Umgang mit der AZAV, die ich vermeiden sollte?

ANTWORT: Der häufigste Fehler ist, die AZAV 1:1 nachzubauen, statt sich eine eigene Struktur zu schaffen. Der zweite Fehler: Die AZAV als reine QM-Aufgabe zu behandeln und das Team nicht einzubinden. Der dritte Fehler: Die AZAV als Feind zu sehen, gegen den man kämpfen muss, statt als Prüfkriterium, das man erfüllen kann. Der vierte Fehler: Alle Anforderungen gleich ernst zu nehmen, statt Prioritäten zu setzen und Grauzonen zu nutzen. Und der fünfte Fehler: Keine klaren Rollen und Verantwortlichkeiten zu definieren – das führt zu Chaos und Frustration im Team.