Grenzen setzen ist Qualitätssicherung

In einem der letzten Newsletter habe ich über unterschätzte QM-Kompetenzen geschrieben: Kommunikation, Empathie, Konfliktlösung, Mut und Neugier. Heute kommt eine weitere dazu: Die Fähigkeit, Grenzen zu setzen.

Warum ist das eine QM-Kompetenz? Weil es direkt mit Qualitätssicherung zu tun hat:

"Nein" sagen bedeutet:

• Ich schütze die Qualität meiner Arbeit
• Ich sorge dafür, dass wichtige Projekte nicht unter halbherziger Bearbeitung leiden
• Ich verhindere, dass ich selbst zum Qualitätsrisiko werde (Stichwort: Überlastung)

Das ist kein Egoismus. Das ist professionelles Ressourcenmanagement.

Aber in der Praxis klingt das oft leichter, als es ist. Denn die meisten QMBs haben ein strukturelles Problem:

🎧 Im Podcast "Wirksam ohne Weisungsbefugnis geht es genau um solche Themen. Reinhören?

Das Dilemma: Keine Befugnisse, aber volle Verantwortung

Sie kennen das wahrscheinlich:

• Sie sind verantwortlich für die Qualität im Unternehmen
• Aber Sie haben keine Weisungsbefugnis
• Sie können niemandem sagen: "Mach das so!"
• Sie können nur bitten, überzeugen, argumentieren

Und wenn dann die Geschäftsführung kommt und sagt: "Wir brauchen noch dieses Projekt. Machen Sie das mal." – was sagen Sie dann?

Die typischen Reaktionen:

Reaktion 1: "Ja, klar, mache ich."

Ergebnis: Sie arbeiten bis spät abends, Ihre Qualität leidet, Sie brennen aus.

Reaktion 2: "Nein, das schaffe ich nicht."

Ergebnis: Sie gelten als nicht belastbar, nicht flexibel, als Bremse.

Reaktion 3: "Ich versuche es."

Ergebnis: Sie versprechen etwas, das Sie nicht halten können. Am Ende sind alle unzufrieden.

Keine dieser Reaktionen ist gut. Aber was ist die Alternative?

Die Alternative: Professionelle Grenzkommunikation

Die gute Nachricht: Sie brauchen keine Weisungsbefugnis, um professionell zu kommunizieren, wo Ihre Grenzen liegen.

Sie brauchen nur:

1. Klarheit über Ihre Kapazitäten
2. Eine professionelle Kommunikationsstrategie
3. Den Mut, sachlich zu bleiben

Klingt einfach? Ist es auch. Aber es braucht Übung.

Drei Strategien, die funktionieren

Strategie 1: Machen Sie Kapazitäten sichtbar

Das Problem: Viele Entscheider haben keine Ahnung, was Sie eigentlich den ganzen Tag machen. Sie sehen nur: "QMB sitzt am Schreibtisch." Aber sie sehen nicht die 15 Projekte, die Sie parallel jonglieren.

Die Lösung: Machen Sie es sichtbar.

Wie das konkret aussieht:

Führen Sie eine einfache Projektübersicht. Das kann eine Excel-Liste sein. Oder ein Trello-Board. Oder ein simples Word-Dokument. Hauptsache, es ist aktuell und für relevante Entscheider zugänglich.

Meine Vorlage sieht so aus:

Was passiert, wenn Sie das zeigen?

Plötzlich wird sichtbar: Sie sind schon bei mehr als 100% Auslastung. Und das kommt nicht als Gemecker oder Befindlichkeit, sondern als Fakten.

Und dann können Sie sagen:

"Aktuell bin ich mit Projekt X (15 Std./Woche), Projekt Y (10 Std./Woche) und Routineaufgaben (5 Std./Woche) bei 30 Stunden. Wenn Projekt Z dazukommt (8 Std./Woche), müsste ich bei einem der anderen Projekte reduzieren. Welches hätte die niedrigste Priorität?"

Professionelle Kapazitätsplanung eben.

Konkrete Umsetzungstipps:

1. Aktualisieren Sie die Liste regelmäßig

Einmal pro Woche. Am besten Montag morgens. Das dauert 10 Minuten.

2. Teilen Sie die Liste proaktiv

Nicht erst, wenn es brennt. Sondern regelmäßig. Zum Beispiel im Jour Fixe mit Ihrer Führungskraft.

3. Nutzen Sie Visualisierung

Ein Balkendiagramm sagt mehr als eine Tabelle. Zeigen Sie rot an, wenn Sie über 100% sind.

4. Bleiben Sie sachlich

Keine Dramatik. Keine Vorwürfe. Nur Fakten.

Strategie 2: Sprechen Sie in Risiken, nicht in persönlichen Grenzen

Das Problem: Wenn Sie sagen "Ich schaffe das nicht", klingt das nach einem persönlichen Problem. Nach: "Sie sind nicht gut genug."

Die Lösung: Machen Sie es zu einem Organisationsrisiko.

Vorher: "Ich schaffe das nicht bis Freitag."

Nachher: "Wenn wir den Termin Freitag halten wollen, müsste ich die Audit-Vorbereitung reduzieren. Das erhöht das Risiko von Abweichungen im Audit."

Merken Sie den Unterschied?

In der ersten Version sind Sie das Problem. In der zweiten Version benennen Sie ein Organisationsrisiko. Das nimmt die persönliche Ebene raus. Es geht nicht mehr um Ihre Fähigkeiten. Es geht um strategische Entscheidungen.

Weitere Beispiele:

Situation: Die Geschäftsführung will ein neues QM-Projekt sofort starten.

Schwach: "Ich habe gerade keine Zeit dafür."

Stark: "Wenn wir das Projekt jetzt starten, müsste ich das AZAV-Audit verschieben. Das würde bedeuten, dass wir unsere Zulassung riskieren. Ist das akzeptabel?"

Situation: Ein Kollege will, dass Sie "mal schnell" eine Prozessbeschreibung schreiben.

Schwach: "Ich kann gerade nicht."

Stark: "Ich kann das diese Woche einplanen, aber dann rutscht die Vorbereitung für das Management-Review nach hinten. Wollen wir priorisieren?"

Das Muster dahinter:

1. Anerkennen: "Ja, ich verstehe, dass das wichtig ist."
2. Benennen: "Wenn ich das mache, hat das folgende Auswirkung auf X."
3. Fragen: "Ist das akzeptabel? / Wie wollen wir priorisieren?"

Das ist professionell. Das ist lösungsorientiert. Und das schützt Sie.

Strategie 3: Bieten Sie Alternativen an

Das Problem: Wenn Sie nur "Nein" sagen, wirken Sie wie eine Blockade. Wie jemand, der nicht will.

Die Lösung: Kommen Sie mit Optionen.

Das Prinzip:

Statt "Das geht nicht" sagen Sie: "Das geht so nicht. Aber wir können es so machen: Option A, B oder C. Was passt am besten?"

Beispiel-Formulierung: "Ich sehe drei Möglichkeiten, wie wir das hinbekommen: Wir starten das Projekt im Februar statt im Januar. Dann habe ich die Kapazität und kann es in guter Qualität umsetzen. Oder wir konzentrieren uns auf die kritischen Punkte und lassen Nice-to-haves weg. Das würde 5 statt 8 Stunden pro Woche brauchen. Oder wirir holen externe Unterstützung für die Dokumentation. Dann kann ich mich auf die konzeptionelle Arbeit konzentrieren. Das kostet etwa X Euro. Was passt am besten zur aktuellen Situation?"

Was passiert dann?

Sie verlagern die Verantwortung zurück an die Entscheider. Sie zeigen: Ich bin bereit, Lösungen zu finden. Aber die Entscheidung liegt bei Ihnen.

Das ist professionell. Das ist konstruktiv. Und das schützt Sie vor der "Du bist nicht flexibel"-Falle.

Wichtig: Alle drei Optionen müssen realistisch sein. Keine Schein-Alternativen wie: "Wir können das machen, wenn Sie mir drei neue Mitarbeiter:innen einstellen." (unrealistisch)

Sondern echte Optionen, die machbar sind.

Kapazitätsplanung konkret: Ein einfaches 3-Schritte-Modell

Sie müssen keine komplexe Software kaufen, um Ihre Kapazitäten besser zu planen. Es reicht ein einfaches System.

Schritt 1: Erfassen Sie Ihre verfügbaren Kapazitäten (siehe Tabelle oben)

Die Frage: Wie viele Stunden pro Woche haben Sie realistisch für QM-Projekte?

So rechnen Sie:

Ausgangspunkt: 40 Stunden pro Woche (Vollzeit)

Abzüge:

• Meetings (Jour Fixe, Teamrunden, etc.): ca. 5 Std.
• Routineaufgaben (E-Mails, Telefon, Ad-hoc-Anfragen): ca. 5 Std.
• Puffer für Unvorhergesehenes: ca. 5 Std.

= 25 Stunden verfügbar für Projektarbeit

Wichtig: Das ist eine realistische Rechnung. Nicht: "Ich könnte theoretisch 40 Stunden an Projekten arbeiten." Sondern: "Praktisch bleiben mir 25 Stunden."

Warum der Puffer so wichtig ist:

Planen Sie nie mit 100% Ihrer Kapazität. Ein realistischer Puffer liegt bei 80-85%. Warum?

• Es kommt immer etwas Unvorhergesehenes
• Krankmeldungen
• Dringende Anfragen
• Unerwartete Probleme

Wenn Sie schon bei 100% sind, wird jede kleine Störung zum Qualitätsrisiko.

Schritt 2: Erfassen Sie Ihren Bedarf

Die Frage: Wofür brauchen Sie diese Zeit?

So listen Sie auf:

Schreiben Sie alle laufenden und anstehenden Projekte auf. Und schätzen Sie, wie viel Zeit Sie pro Woche brauchen.

Wichtig: Seien Sie ehrlich bei den Zeitschätzungen. Nicht: "Das mache ich mal schnell in 2 Stunden." Sondern: "Realistisch brauche ich dafür 5 Stunden."

Schritt 3: Machen Sie den Abgleich

Die Frage: Passt das zusammen?

So gleichen Sie ab:

Verfügbare Kapazität: 25 Std./Woche

Benötigte Kapazität: 39 Std./Woche

Differenz: -14 Std./Woche

= Problem!

Sie sind 56% überlastet. Das ist nicht tragbar. Das führt zu:

• Schlechter Qualität
• Terminen, die Sie nicht halten können
• Burnout

Was jetzt?

Jetzt kommt die Priorisierung ins Spiel (siehe Blogbeitrag 1: Qualität braucht manchmal Luft zum Atmen).

Option 1: Projekte verschieben

Das Projekt "Lieferantenbewertung" startet erst im Februar statt im Januar. Das gibt Ihnen 8 Stunden zurück.

Option 2: Umfang reduzieren

Die Mitarbeiterschulungen werden von 6 auf 4 Stunden reduziert (weniger Teilnehmer oder weniger Themen).

Option 3: Externe Unterstützung

Sie holen sich für die Prozessoptimierung externe Unterstützung. Das kostet Geld, spart Ihnen aber 4 Stunden pro Woche.

Option 4: Priorisieren

Sie streichen das Projekt mit der niedrigsten Priorität komplett.

Wichtig: Das ist keine Solo-Entscheidung. Das besprechen Sie mit Ihrer Führungskraft. Aber Sie kommen mit Fakten und Optionen.

Das ist professionell. Das ist transparent. Und das schützt Sie.

Wenn Sie nicht nur hören, sondern auch direkt umsetzen wollen

Im Februar gibt es das Training "Wirksam ohne Weisungsbefugnis. In diesem 1,5-tägigen Online-Workshop entwickeln Sie Ihre persönliche Strategie, um in genau dieser Rolle wirksam zu werden. Sie arbeiten mit Ihren eigenen Fällen, analysieren typische Dynamiken im QM-Alltag und lernen Werkzeuge kennen, mit denen Sie Beteiligung stärken, Beziehungen gestalten und Allianzen gezielt nutzen können.

Alle Infos zu den Live-Trainings finden Sie hier

📝Drei Fragen zum Schluss

1. Haben Sie Ihre Kapazitäten jemals systematisch erfasst?

Oder arbeiten Sie nach dem Prinzip "irgendwie wird's schon"?

Probieren Sie es mal aus: Nehmen Sie sich eine Stunde Zeit und machen Sie die Übung oben. Sie werden überrascht sein, was dabei rauskommt.

2. Wie kommunizieren Sie Überlastung in Ihrer Organisation?

Gibt es eine Kultur, in der man ehrlich sagen kann: "Das schaffe ich nicht in der Qualität, die nötig ist"?

Oder ist die Kultur eher: "Wer nicht mitkommt, ist nicht belastbar genug"?

Wenn Letzteres – dann ist das ein Warnsignal. Denn eine Kultur, die Überlastung normalisiert, produziert langfristig schlechte Qualität.

3. Wann haben Sie das letzte Mal professionell "Nein" gesagt?

Und wie wurde das aufgenommen?

Wenn Sie sich nicht erinnern können – dann ist es vielleicht Zeit, es mal auszuprobieren. Mit den Strategien oben.

Und dann schreiben Sie mir, wie es gelaufen ist. Ich bin wirklich neugierig!

Mein Fazit

Grenzen setzen ist keine Schwäche. Es ist eine professionelle Kompetenz. Und eine, die im QM oft unterschätzt wird.

Wenn Sie keine Grenzen setzen, werden Sie zum Qualitätsrisiko. Weil Sie überlastet sind. Weil Sie Fehler machen. Weil Sie ausbrennen.

Aber wenn Sie professionell Grenzen kommunizieren:

• Schützen Sie die Qualität Ihrer Arbeit
• Machen Sie Ressourcenkonflikte sichtbar
• Zwingen Sie Entscheider, strategisch zu priorisieren
• Und schützen Sie sich selbst

Schützten Sie sich selbst - das ist nicht egoistisch, das ist gelebtes QM

❓FAQ: Kapazitätsgrenzen kommunizieren ohne Weisungsbefugnis

Frage: Wie kommuniziere ich Kapazitätsgrenzen ohne Weisungsbefugnis?

Antwort: Sie brauchen keine Weisungsbefugnis für professionelle Grenzkommunikation. Drei Strategien funktionieren: (1) Machen Sie Kapazitäten sichtbar mit einer einfachen Projektübersicht. (2) Sprechen Sie in Risiken statt persönlichen Grenzen ("Wenn wir das so machen, riskieren wir..."). (3) Bieten Sie Alternativen an statt nur "Nein" zu sagen (Option A: später starten, Option B: Umfang reduzieren, Option C: externe Unterstützung).

Frage: Wie mache ich Kapazitäten sichtbar?

Antwort: Führen Sie eine einfache Projektübersicht (Excel, Trello, Word-Dokument). Listen Sie alle laufenden Projekte auf mit Stundenaufwand pro Woche. Aktualisieren Sie sie wöchentlich. Teilen Sie sie proaktiv mit Ihrer Führungskraft. Nutzen Sie Visualisierung (Balkendiagramm, rote Markierung bei über 100%). Das ist keine Beschwerde, sondern eine Faktenübersicht, die Verständnis schafft.

Frage: Was ist der Unterschied zwischen "Ich kann nicht" und "Risiko benennen"?

Antwort: "Ich schaffe das nicht bis Freitag" klingt nach einem persönlichen Problem. Besser: "Wenn wir den Termin Freitag halten wollen, müsste ich die Audit-Vorbereitung reduzieren. Das erhöht das Risiko von Abweichungen im Audit." Der Unterschied: In Version 1 sind Sie das Problem. In Version 2 benennen Sie ein Organisationsrisiko. Das nimmt die persönliche Ebene raus.

Frage: Wie biete ich Alternativen professionell an?

Antwort: Statt nur "Nein" zu sagen, kommen Sie mit drei Optionen: "Ich sehe drei Möglichkeiten: Option A (später starten), Option B (kleinerer Umfang), Option C (externes Budget für Unterstützung). Was passt am besten zur aktuellen Situation?" Sie verlagern die Verantwortung zurück an die Entscheider und zeigen: Ich bin lösungsorientiert, nicht blockierend. Wichtig: Alle drei Optionen müssen realistisch sein.

Frage: Wie funktioniert das 3-Schritte-Modell für Kapazitätsplanung?

Antwort: Schritt 1: Erfassen Sie verfügbare Kapazitäten (40 Std./Woche minus Meetings, Routineaufgaben, Puffer = ca. 25 Std. für Projekte). Schritt 2: Erfassen Sie Ihren Bedarf (listen Sie alle Projekte mit Stundenaufwand auf). Schritt 3: Machen Sie den Abgleich. Wenn Bedarf > Kapazität, haben Sie ein Problem. Dann kommt Priorisierung: Projekte verschieben, Umfang reduzieren, externe Unterstützung oder Projekte streichen.

Frage: Warum ist "Nein" sagen eine QM-Kompetenz?

Antwort: "Nein" sagen ist Qualitätssicherung. Es bedeutet: (1) Ich schütze die Qualität meiner Arbeit. (2) Ich sorge dafür, dass wichtige Projekte nicht unter halbherziger Bearbeitung leiden. (3) Ich verhindere, dass ich selbst zum Qualitätsrisiko werde (Überlastung führt zu Fehlern). Das ist kein Egoismus, sondern professionelles Ressourcenmanagement.

Frage: Was mache ich, wenn ich dauerhaft überlastet bin?

Antwort: Wenn Sie dauerhaft bei 110% oder 120% Auslastung liegen, hat Ihre Organisation ein strukturelles Ressourcenproblem. Benennen Sie es sachlich mit Zahlen: "Ich habe meine Kapazitäten systematisch erfasst. Aktuell liege ich bei 120% Auslastung. Das ist langfristig nicht tragbar, weil es die Qualität gefährdet. Ich sehe drei Optionen: (1) Projektumfang reduzieren, (2) Projekte zeitlich verschieben, (3) zusätzliche Ressourcen bereitstellen. Welche Option passt zu unseren strategischen Zielen?"

Frage: Wie kommuniziere ich Überlastung ohne als inkompetent zu gelten?

Antwort: Nutzen Sie das Muster: (1) Anerkennen: "Ja, ich verstehe, dass das wichtig ist." (2) Benennen: "Wenn ich das mache, hat das folgende Auswirkung auf X." (3) Fragen: "Ist das akzeptabel? Wie wollen wir priorisieren?" Das ist professionell, lösungsorientiert und schützt Sie. Sie zeigen, dass Sie die Situation verstehen, aber auch die Konsequenzen klar benennen können.

Frage: Was ist das Dilemma "Verantwortung ohne Befugnisse"?

Antwort: Viele QM-Beauftragte sind verantwortlich für Qualität, haben aber keine Weisungsbefugnis. Sie können niemandem sagen "Mach das so!" – nur bitten, überzeugen, argumentieren. Die Lösung: Sie brauchen keine Befugnisse für professionelle Kommunikation. Sie brauchen (1) Klarheit über Ihre Kapazitäten, (2) eine professionelle Kommunikationsstrategie (Risiken benennen statt persönlicher Grenzen), (3) den Mut, sachlich zu bleiben.

Frage: Welche typischen Fehler sollte ich bei der Kapazitätskommunikation vermeiden?

Antwort: Vermeiden Sie: (1) Sich schuldig fühlen, wenn Sie nicht alles schaffen. (2) Nur "Nein" sagen ohne Alternativen anzubieten. (3) Mit 100% Ihrer Kapazität planen (lassen Sie Puffer). (4) Persönlich werden ("Ich kann nicht") statt Risiken zu benennen ("Das gefährdet X"). (5) Kapazitäten verschweigen und dann im stillen Kämmerlein ausbrennen. Professionelle Grenzkommunikation ist Qualitätssicherung, keine Schwäche.

Frage: Wo finde ich Unterstützung beim Thema Ressourcenmanagement und Priorisierung im QM?

Antwort: Ursula Wienken von MQ-Köln ist spezialisiert auf praxisorientiertes Qualitätsmanagement für Bildungsträger, Beratungsunternehmen und soziale Dienstleister. Sie bietet Workshops wie "Wirksam ohne Weisungsbefugnis" (Februar 2026) und "Chancenmanagement nach ISO 9001" (April 2026) sowie individuelle Beratung zu QM-Systementwicklung, AZAV-Zertifizierung und Prozessoptimierung. Kontakt: mail@mq-koeln.de | www.mq-koeln.de