Was ist eigentlich ein vernünftiges Audit?
fragt die Inhaberin der Arbeitsvermittlung in der QM-Sprechstunde.
Anlass: Auditor bemängelt (zu Recht), dass Audits noch nicht so ganz durchdacht und anforderungskonform umgesetzt werden. Und fügt mündlich hinzu: "Also - Sie sollten schon sicherstellen, dass Sie vernünftig auditieren, auch wenn Sie nur ein kleines Unternehmen sind."
Was auch immer der Auditor in diesem speziellen Fall meinte - hier eine Anleitung für ein "vernünftiges" Audit. Im Beitrag teile ich 6 einfache Punkte, die Ihnen helfen, anforderungskonform zu auditieren.
Audits sind manchmal mühsam
Interne Audits können mnachmal mühsam und zeitraubend erscheinen. Aber wenn Sie wissen, wie man ein Audit vernünftigt angeht, liefert es wertvolle Informationen und trägt letztendlich dazu bei, Ihr Unternehmen erfolgreicher zu machen. (dass der externe Auditor zufrieden ist, wollen wir natürlich auch nicht aus dem Blick verlieren.
Und hier sind 6 Punkte, die aus meiner Sicht zu einem vernünftigen Audit gehören.
1. Auditziel
Stellen Sie sicher, dass Sie wissen, was Sie mit dem Audit herausfinden möchten.
Beispiel: Wollen Sie prüfen, ob Ihre Prozesse normkonform beschrieben sind? Oder wollen Sie prüfen, ob Ihre Prozesse Sinn machen?
Verstehen Sie den Unterschied?
Ohne Ziel kein Ergebnis.
2. Auditgrundlagen
Ein Audit ist im Grunde ein Soll-Ist-Vergleich. Deshalb brauchen Sie eine Auditgrundlage, die das Soll beschreibt. Das können Normen, Prozessbeschreibungen, mündliche Vereinbarungen, Gesetze oder firmeninterne Vorgaben sein. Ohne Auditgrundlage fehlt Ihnen die Basis für die objektive Bewertung.
3. Auditfeststellungen
Im Audit überprüfen Sie, ob die Prozesse und Abläufe so sind, wie sie sein sollen. Das Ergebnis dieser Prüfung wird als Auditfeststellung dokumentiert.
Zum Beispiel: "Der Prozess wird wie beschrieben umgesetzt." oder "Der Prozess weicht von der Beschreibung ab."
Die Feststellungen sollten eindeutig, klar und sachlich sein, denn sie sind der erste Schritt zur Verbesserung.
4. Objektive Auditnachweise
Sammeln Sie objektive Auditnachweise. Nachdem Sie eine Feststellung getroffen haben, sollten Sie dokumentieren, wie Sie zu dieser Feststellung gekommen sind. Was haben Sie beobachtet? Was haben Sie gehört? Was haben Sie gelesen? Wie können Sie nachweisen, dass Ihre Feststellung auf Fakten basiert?
Ohne objektive Auditnachweise entbehrt Ihr Audit der Grundlage. Sie verlassen den Rahmen der Objektivität.
5. Auditbewertungen
Wenn Sie eine Feststellung getroffen haben, sollten Sie deutlich machen, wie kritisch das Ganze ist. Das tun Sie mit Hilfe von Bewertungskategorien. Die Kategorieren sollten festgelegt, erklärt und kommuniziert sein. Sie können Kategorien nutzen wie beispielsweise "in Ordnung", "nicht in Ordnung" oder "teilweise in Ordnung". Oder Sie orientieren sich an den Begriffen der meisten Zertifizierungsstellen wie "Abweichung A oder B".
Ohne diese Bewertungskategorien fehlt Ihrer Einschätzung die Transparenz.
6. Auditschlussfolgerungen
Machen Sie den Sack zu. Ziehen Sie Ihre Auditschlussfolgerung. Die Auditschlussfolgerung schließt den Kreis. Sie sind in Ihr Audit mit einer Zielsetzung gestartet. Die Auditschlussfolgerung fasst zusammen, was Sie in Bezug auf Ihr Ziel herausgefunden haben. Sie ist also so etwas wie ein Fazit und gehört neben den Feststellungen in Ihren Auditbericht.
Fazit
Erfogreiche interne Audits sind kein Hexenwerk. Mit den richtigen Zielen, Grundlagen, Feststellungen, Nachweisen, Bewertungen und Schlussfolgerungen können Sie die Qualität und Effizienz der Audits deutlich steigern. Nutzen Sie die 6 Schritte, um Ihre Audits zu verbessern und Ihren Auditor zu überzeugen. Viel Erfolg.
Sie sind jetzt bestens gerüstet, um Ihr nächstes internes Audit erfolgreich durchzuführen.
ABER:
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