Interne Audits mit Wirkung: So wandeln Sie die Pflicht in echten Mehrwert

Entdecken Sie, wie Sie interne Audits von der lästigen Pflichtübung zum wertvollen QM-Instrument transformieren. Praxisnahe Tipps für mehr Sicherheit und Wirksamkeit bei Ihren Audits.

Vom Pflichtprogramm zum Wertvollen Führungsinstrument

Hand aufs Herz: Gehören Sie auch zu den QM-Beauftragten, die bei "internen Audits" ein leichtes Unbehagen verspüren? Sie wissen zwar, was zu tun ist, aber die praktische Umsetzung fühlt sich oft unsicher an?

Damit sind Sie nicht allein. Viele QM-Beauftragte haben zwar eine solide QM-Ausbildung, aber wenn es um die Durchführung wirkungsvoller interner Audits geht, bleibt häufig die Frage: Wie mache ich das konkret? Wie schaffe ich es, dass mein Audit nicht nur stattfindet, sondern auch etwas bewirkt?

Die vier entscheidenden Checkpoints für wirkungsvolle Audits

1. Nehmen Sie die Auditzielsetzung ernst – sie entscheidet über Erfolg oder Misserfolg

Ein häufiger Satz in Auditplänen lautet: "Wir auditieren die Personalabteilung."

Stopp! 🛑

Dies ist keine brauchbare Zielsetzung. Warum? Weil Sie so auf Verdacht auditieren. Ohne klares Ziel fehlt der rote Faden durch Ihr Audit. Sie brauchen einen konkreten Fokus.

Ein viel besseres Auditziel wäre: "Mit dem Audit wollen wir prüfen, inwieweit der neue Onboarding-Prozess alle Anforderungen erfüllt, wie beschrieben umgesetzt wird und nach wie vor zielführend und sinnvoll ist."

Bemerken Sie den Unterschied? Bei diesem Ziel fallen Ihnen sofort sinnvolle Fragen ein. Es leitet Sie wie ein Kompass durch das Audit.

Praxistipp: Formulieren Sie Ihr Auditziel schriftlich in einem Satz, der diese Fragen beantwortet:

• Was will ich wissen?
• Warum will ich es wissen?
• Für wen ist das Ergebnis wichtig?

2. Entwickeln Sie wirkungsvolle Auditfragen – sie bestimmen den Gesprächsfluss

Die Qualität Ihrer Fragen bestimmt maßgeblich die Qualität des Audits. Viele Audits leiden unter zu vielen geschlossenen Fragen, die nur mit "Ja" oder "Nein" beantwortet werden können.

Beispiel für eine suboptimale Frage: "Gibt es einen Prozess zum Onboarding?"

Diese geschlossene Frage führt zu keinem Auditfluss und liefert kaum Erkenntnisse.

Wirkungsvoller wäre: "Wie läuft das Onboarding normalerweise ab?"

Diese offene Formulierung bringt Ihren Auditpartner ins Erzählen. Sie erhalten tiefere Einblicke und können viel besser beurteilen, ob der Prozess wirklich gelebt wird.

Praxistipp: Leiten Sie aus Ihrem Auditziel Themenpakete mit jeweils mindestens drei zentralen, offenen Fragen ab. Diese sollten zum Erzählen einladen statt zu einem einfachen "Ja" oder "Nein" führen.

3. Strukturieren Sie Ihre Notizen – für mehr Konzentration im Gespräch

Als Auditor müssen Sie gleichzeitig zuhören, fragen, denken und schreiben – eine enorme kognitive Leistung! Eine klare Struktur für Ihre Notizen ist daher entscheidend.

Häufige Herausforderungen beim Mitschreiben:

• Zu viel mitschreiben (jedes Wort protokollieren wollen)
• Zu wenig mitschreiben (wichtige Details vergessen)
• Das Falsche mitschreiben (irrelevante Details statt objektiver Nachweise)

Ein bewährtes System für Notizen:

• Zitate von Personen in Anführungszeichen setzen
• Eigene Eindrücke mit einem Ausrufezeichen markieren
• Gesehene Nachweise klar dokumentieren

Praxistipp: Arbeiten Sie mit einer einfachen Mitschreibstruktur mit drei Spalten:

• Thema
• Beobachtung
• Nachweis

Dies hilft Ihnen, den Überblick zu behalten und spart später Zeit beim Berichtschreiben.

4. Formulieren Sie klare Feststellungen – die Basis für echte Verbesserungen

Die Formulierung von Feststellungen ist oft der schwierigste Teil eines Audits. Viele Feststellungen bleiben zu vage oder sind zu normenlastig, um wirklich verstanden zu werden.

Typische Probleme bei Feststellungen:

• ❌ Schwammige Aussagen: "Nicht ausreichend umgesetzt."
• ❌ Normenslang: "Nichtkonformität gemäß Abschnitt 7.2.2."
• ❌ Versteckte Urteile: "Wurde schlecht organisiert."

Eine gut formulierte Feststellung: ✅ "In drei von fünf überprüften Fällen konnte beim Audit keine Dokumentation der Einarbeitung vorgelegt werden. Das widerspricht der eigenen Prozessbeschreibung, die eine Einarbeitungscheckliste vorsieht."

Diese Feststellung ist sachlich, konkret und verständlich – auch für jemanden, der nicht beim Audit dabei war.

Praxistipp: Strukturieren Sie Ihre Feststellungen nach dem Schema:

1. Tatsache
2. Anforderung
3. Auswirkung

Fragen Sie sich: "Würde jemand, der nicht beim Audit dabei war, die Feststellung trotzdem verstehen und wissen, was hier nicht in Ordnung war?"

Auditberichte, die gelesen werden – der vergessene Erfolgsfaktor

Ein oft unterschätzter Aspekt ist die Qualität der Auditberichte. Sie sollten keine Pflichtübung sein, sondern wertvolle Informationen für die Geschäftsführung und beteiligte Teams bieten.

Ein guter Auditbericht beantwortet diese Fragen:

• Mit welcher Zielsetzung sind wir gestartet?
• Was haben wir grundsätzlich in Bezug auf die Zielsetzung festgestellt?
• Was ist darüber hinaus positiv zu vermerken?
• Wo sind die Baustellen?

Denken Sie daran: Ein knapper, klarer Bericht wird eher gelesen – insbesondere von Führungskräften. Betrachten Sie Ihren Auditbericht als Werbung für Ihre Arbeit und als Service für Ihre Geschäftsführung.

Praxistipp: Überprüfen Sie Ihren fertigen Bericht mit der Frage: "Würde ich diesen Bericht lesen, wenn ich ihn als E-Mail erhalten würde?" Wenn nicht, kürzen und strukturieren Sie ihn noch einmal.

Mit diesen vier Checkpoints zu besseren Audits

Die Essenz erfolgreicher interner Audits lässt sich in vier Checkpoints zusammenfassen:

1. Formulieren Sie ein klares, schriftliches Auditziel.
2. Leiten Sie daraus offene, zum Erzählen einladende Fragen ab.
3. Nutzen Sie eine einfache, effektive Struktur zum Mitschreiben.
4. Formulieren Sie sachliche, nachvollziehbare Feststellungen.

Wenn Sie diese vier Punkte beherzigen, werden Ihre internen Audits von einer lästigen Pflichtübung zu einem wertvollen Instrument, das echte Verbesserungen anstoßen kann.

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Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Wie lange sollte ein internes Audit dauern?

Die optimale Dauer hängt vom Umfang des zu auditierenden Prozesses ab. Planen Sie für kleine Prozesse 1-2 Stunden, für komplexere Prozesse einen halben bis ganzen Tag ein. Wichtiger als die Dauer ist die Qualität der Vorbereitung.

Muss ich als QMB alle internen Audits selbst durchführen?

Nein, Sie können auch andere Mitarbeitende zu internen Auditoren ausbilden. Dies kann sogar vorteilhaft sein, da unterschiedliche Perspektiven in die Audits einfließen.

Wie gehe ich mit Widerstand oder Abwehr während eines Audits um?

Betonen Sie zu Beginn des Audits den Mehrwert für die auditierten Bereiche. Stellen Sie klar, dass es nicht um Fehlersuche, sondern um Verbesserungspotenziale geht. Eine wertschätzende Haltung und echtes Interesse am Prozess helfen, Barrieren abzubauen.

Wie oft sollten interne Audits durchgeführt werden?

Die ISO 9001 schreibt keine feste Häufigkeit vor. Üblich ist ein jährlicher Zyklus, bei dem alle relevanten Prozesse mindestens einmal auditiert werden. Bei neuen oder kritischen Prozessen kann eine höhere Frequenz sinnvoll sein.

Kann ich als unerfahrene QMB auch Führungskräfte auditieren?

Absolut! Mit der richtigen Vorbereitung und einer klaren Zielsetzung können auch unerfahrene QMBs Führungskräfte auditieren. Hören Sie hierzu auch meine Podcast-Doppelepisode #21 zum Thema "Audits mit Führungskräften".