Konzeptabweichung bei AZAV-Maßnahmen: Was ist jetzt zu prüfen?

Eine Dozentin verändert eine Übung. Eine zugesagte Einzelbegleitung findet seltener statt als vorgesehen. Ein Teil des Unterrichts soll künftig online laufen.

Das sind alles Abweichungen von einer AZAV-Maßnahme. Trotzdem brauchen sie nicht automatisch dieselbe Reaktion.

Wer jetzt nur fragt „Dürfen wir das?“, springt einen Schritt zu weit. Zuerst muss geklärt werden, was genau zugesagt wurde, was tatsächlich anders läuft und welche Wirkung dieser Unterschied hat.

Erst dann lässt sich entscheiden, ob eine operative Anpassung möglich ist, ob eine Leistung korrigiert werden muss oder ob die fachkundige Stelle oder der Vertragspartner einzubeziehen ist.

Bei der Konzepttreue von AZAV-Maßnahmen ist genau das die Herausforderung: Pädagogische Arbeit braucht Spielraum. Gleichzeitig muss der Bildungsträger die Maßnahme erbringen, die zugelassen oder beauftragt wurde.

In Folge #2AZAV nehme ich drei typische Situationen auseinander: eine andere Übung, eine ausgefallene Unterrichtseinheit und den Wechsel von Präsenz zu asynchronem Lernen. Im Podcast hören Sie außerdem meinen Konzept-Praxis-Abgleich mit vier Fragen.

Dieser Artikel geht einen Schritt weiter. Sie erhalten eine Abweichungsprüfung in fünf Feldern, mit der Sie einen konkreten Fall vorbereiten und die richtige Entscheidungsebene bestimmen können.

🎧 Hören Sie hier direkt in die aktuelle Folge hinein:

Konzepttreue heißt nicht: jede Unterrichtsstunde nach Drehbuch

Konzepttreue bedeutet, die zugelassene und gegebenenfalls vertraglich geschuldete Leistung zu erbringen. Sie bedeutet nicht, jede einzelne Unterrichtssituation wortgleich nachzuspielen.

Ein Maßnahmekonzept enthält unterschiedliche Arten von Aussagen:

1. Verbindliche Zusagen: zum Beispiel Maßnahmeziel, Zielgruppe, Stunden, Durchführungsform, zugesagte Inhalte oder ein bestimmtes Personalprofil.
2. Erläuterungen: Sie zeigen, wie ein Ziel oder eine Methode gemeint ist, ohne dass jedes Beispiel automatisch eine eigene Zulassungsvoraussetzung wird.
3. Operative Konkretisierungen: Dazu gehören konkrete Übungen, Materialien oder Moderationsformen innerhalb des zugesagten Rahmens.

Diese Unterscheidung ist wichtig. Eine andere Übung kann pädagogisch sinnvoll und vollkommen unkritisch sein. Eine regelmäßig gestrichene Einzelleistung kann dagegen das Leistungsbild verändern, obwohl das übergeordnete Ziel auf dem Papier gleich bleibt.

Auch die aktuellen Empfehlungen des AZAV-Beirats zeigen, dass nicht jedes Detail starr ist. So darf die tatsächliche Teilnehmendenzahl von der auf dem Zertifikat angegebenen Gruppengröße abweichen, solange die zugelassenen Rahmenbedingungen weiterhin passen. Dazu gehören etwa Räume, Ausstattung, Didaktik und Lehrpersonal.

Die hilfreiche Frage lautet deshalb nicht nur: „Steht es anders im Konzept?“

Entscheidend ist, ob eine Aussage berührt wird, die für Zulassung, Vertrag, Förderziel, Teilnehmendenschutz, Kosten oder Qualität prägend ist.

Welche AZAV Maßnahmen Unterlagen gehören zum verbindlichen Rahmen?

Das Soll einer zugelassenen AZAV-Maßnahme steht selten in einem einzigen Dokument. Wer nur das Curriculum öffnet, sieht deshalb oft zu wenig.

Bei einer Gutscheinmaßnahme beurteilt die fachkundige Stelle, kurz FKS, ob eine Änderung Auswirkungen auf die Maßnahmenzulassung hat. Die Bundesagentur für Arbeit weist ausdrücklich darauf hin, dass bei Änderungen am Konzept oder am Kostensatz eine Änderungszulassung möglich sein kann.

Bei einer Vergabemaßnahme reicht der Blick zur FKS nicht. Hier ist zusätzlich zu prüfen, was der Auftraggeber ausgeschrieben und mit dem Angebot vertraglich vereinbart hat. Eine Durchführung kann zum allgemeinen AZAV-Rahmen passen und trotzdem von der geschuldeten Vertragsleistung abweichen.

Deshalb sollte im Konzept-Kompass nicht nur stehen, was umzusetzen ist. Es sollte auch erkennbar sein, aus welcher Unterlage und welcher Fassung die jeweilige Zusage stammt.

Drei Abweichungen vom AZAV Maßnahmen Konzept, drei unterschiedliche Reaktionen

Nicht jede Konzeptabweichung bei einer AZAV-Maßnahme ist automatisch eine wesentliche Änderung. Sie sollte aber auch nicht mit einem schnellen „wird schon passen“ erledigt werden.

Ein Beispiel: In einer Maßnahme ist eine regelmäßige individuelle Begleitung zugesagt. Wegen knapper Personalressourcen wird sie über mehrere Wochen durch eine gemeinsame Gruppenrunde ersetzt.

Das ist mehr als die Wahl einer anderen Übung. Betroffen sein können der zugesagte Leistungsumfang, die methodische Ausgestaltung, der Personaleinsatz und möglicherweise die Kalkulation. Auch wenn die Gruppenrunde fachlich gut gemacht ist, beantwortet das noch nicht die Frage, ob sie die vereinbarte Einzelleistung ersetzen darf.

Eine gute pädagogische Begründung gehört in die Bewertung. Sie ersetzt aber keine Zulassungs- oder Vertragsprüfung.

Abweichungen von AZAV-Maßnahmen in fünf Feldern prüfen

Mit fünf Feldern bringen Sie Ordnung in einen Fall, bevor mehrere Personen über unterschiedliche Versionen derselben Geschichte sprechen.

1. Soll-Unterlage

Benennen Sie Dokument, Fassung, Abschnitt und konkrete Aussage. Schreiben Sie nicht nur „laut Konzept“. Bei einer Vergabemaßnahme prüfen Sie auch Leistungsbeschreibung, Vertrag und Angebotskonzept.

2. Tatsächliche Praxis

Beschreiben Sie den Unterschied ohne Beschönigung:

• Was geschieht anders?
• Seit wann und wie häufig?
• Für welche Teilnehmenden?
• In welchem zeitlichen oder fachlichen Umfang?

3. Betroffene Zusage

Klären Sie, welchen Stellenwert die Aussage hat. Ist sie ein Beispiel, eine erläuternde Beschreibung oder ein Merkmal, das für Zulassung oder Vertrag prägend war?

4. Wirkung

Prüfen Sie nicht nur das Lernziel. Betroffen sein können auch:

• Zielgruppe und Zugang,
• Inhalte und Stunden,
• Methode und Durchführungsform,
• Personal, Räume und Technik,
• Teilnehmendenschutz und Förderzweck,
• Kosten, Kalkulation oder Vertragsleistung.

5. Entscheidung

Halten Sie fest, wer entscheiden darf, was bis dahin gesichert werden muss und ob eine externe Klärung notwendig ist.

🎁 Der aktualisierte Konzept-Kompass unterstützt Sie bei diesem Abgleich. Er enthält die verbindlichen Kernelemente Ihrer Maßnahme, ihre genaue Soll-Quelle und ein eigenes Blatt, auf dem Sie Abweichungen, Entscheidungen und Abschlussnachweise dokumentieren können.

Konzept-Kompass - AZAV-Maßnahmen konzeptgetreu umsetzen! | MQ

Wer entscheidet über eine Konzeptabweichung bei AZAV-Maßnahmen?

Die QMB wird bei Abweichungen häufig schnell zur zentralen Sammelstelle. Das ist sinnvoll, solange aus der Sammelstelle nicht unbemerkt die alleinige Entscheidungsstelle wird.

Die QMB muss nicht jede Unterrichtsentscheidung kontrollieren. Sie sollte aber dafür sorgen, dass es einen bekannten Weg vom erkannten Unterschied bis zur begründeten Entscheidung gibt.

Zur Verantwortung gehört auch, nicht vorschnell die falsche externe Stelle anzusprechen. Die FKS entscheidet über die Zulassung. Vertragsfragen einer Vergabemaßnahme gehören in den vorgesehenen Weg mit dem Auftraggeber oder dem Regionalen Einkaufszentrum. Der Prüfdienst Arbeitsmarktdienstleistungen, kurz AMDL, prüft die Durchführung, ist aber nicht Ihre normale Vorabfreigabestelle.

Dokumentation für die AZAV: knapp, aber belastbar

Einer meiner Standardsätze in der AZAV lautet:

Was nicht dokumentiert ist, ist nicht passiert.

Natürlich kann eine Leistung tatsächlich stattgefunden haben. Ohne nachvollziehbaren Nachweis lässt sie sich im Soll-Ist-Abgleich aber nicht belastbar zeigen. 

Umgekehrt gilt genauso: Dokumentation macht eine unzulässige Abweichung nicht zulässig. Sie ersetzt weder die geschuldete Leistung noch eine notwendige Korrektur, Änderungszulassung oder vertragliche Zustimmung.

Für einen schlanken Abweichungsnachweis reichen häufig sieben Angaben:

1. Soll-Quelle und Fassung,
2. betroffene Zusage,
3. tatsächliche Praxis und Ursache,
4. Wirkung und erste Risikoeinordnung,
5. Entscheidung, verantwortliche Person und Frist,
6. Korrektur oder externe Klärung,
7. Abschlussnachweis.

Wichtig ist der letzte Punkt. Eine lange Liste offener Abweichungen ist noch kein funktionierendes Verfahren. Es muss erkennbar sein, wie der Fall beendet wurde und welche Fassung anschließend für die Durchführung gilt.

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Fazit: Erst verstehen, dann entscheiden

Wenn Konzept und Praxis auseinanderlaufen, fangen Sie nicht mit der Frage an, wie Sie die Abweichung möglichst schnell genehmigt bekommen.

Fangen Sie mit den Unterlagen und dem tatsächlichen Geschehen an. Prüfen Sie, welche Zusage betroffen ist, welche Wirkung der Unterschied hat und wer die Entscheidung treffen darf.

So bleibt pädagogischer Spielraum möglich, ohne dass aus einer gut gemeinten Lösung klammheimlich eine andere Maßnahme wird.

Weiterführende Links

Bei MQ weiterlesen und hören:

• Konzept-Kompass: AZAV-Maßnahmen konzeptgetreu umsetzen
• Folge 6: AZAV-Zulassung – Der Realitäts-Check
• Folge 29: Wie man sich als AZAV-Träger auf AMDL-Prüfungen vorbereitet
• Folge 42: AZAV – Wenn Pädagogik auf Arbeitsmarktlogik trifft

Fachliche Grundlagen:

• Bundesagentur für Arbeit: Akkreditierung und Zulassung
• Bundesagentur für Arbeit: Qualitätssicherung bei Bildungs- und Arbeitsmarktdienstleistungen
• Empfehlungen des Beirats nach § 182 SGB III
• § 181 SGB III: Zulassungsverfahren
• § 183 SGB III: Qualitätsprüfung
• § 6 AZAV: ergänzende Regelungen

❓Häufige Fragen zur Konzepttreue bei AZAV-Maßnahmen

Frage: Wie genau muss eine AZAV-Maßnahme nach dem Konzept durchgeführt werden?

Antwort: Die zugelassene und gegebenenfalls vertraglich geschuldete Leistung muss erbracht werden. Nicht jedes didaktische Beispiel ist automatisch starr. Entscheidend ist, ob Ziel, Inhalt, Umfang, Methode, Durchführungsform oder eine andere prägende Zusage verändert werden.

Frage: Darf eine Dozentin eine andere Methode oder Übung verwenden?

Antwort: Eine andere Übung kann zulässig sein, wenn sie innerhalb der zugesagten Methode bleibt und dasselbe Lernziel, denselben Inhalt und Umfang abdeckt. Wurde eine konkrete Methode verbindlich zugesagt oder bewertet, muss der Austausch genauer geprüft werden.

Frage: Muss jede Abweichung vom Maßnahmekonzept der FKS gemeldet werden?

Antwort: Nein, nicht jede operative Variation löst automatisch eine Meldepflicht aus. Änderungen, die Auswirkungen auf die Zulassung haben können, müssen jedoch unverzüglich mit der fachkundigen Stelle geklärt werden.

Frage: Wann ist eine Änderungszulassung für eine AZAV-Maßnahme nötig?

Antwort: Das entscheidet die fachkundige Stelle anhand der konkreten Unterlagen und der Wirkung der Änderung. Besonders aufmerksam sollten Sie bei wesentlichen inhaltlichen, konzeptionellen, organisatorischen oder finanziellen Änderungen werden.

Frage: Müssen ausgefallene Unterrichtsstunden nachgeholt werden?

Antwort: Die zugesagte Leistung muss vollständig erbracht werden. Ob und wie eine ausgefallene Einheit geeignet nachgeholt werden kann, hängt von Inhalt, Zeitlogik, Förderbedingungen und den konkreten Unterlagen ab. Ausfall und Korrektur müssen nachvollziehbar sein.

Frage: Darf Präsenzunterricht durch Online-Unterricht ersetzt werden?

Antwort: Ein Wechsel der Durchführungsform ist keine beiläufige Organisationsentscheidung. Zertifikat, Konzept, Stundenlogik, Betreuung, Technik, Nachweise und Kalkulation können betroffen sein. Klären Sie die Änderung deshalb vor einer dauerhaften Umsetzung mit der zuständigen Stelle.

Frage: Welche Unterlagen gehören bei einer Gutscheinmaßnahme zum Soll?

Antwort: Dazu gehören insbesondere Zertifikat, Zulassungsantrag, Maßnahmekonzept, Stunden- und Ablaufplanung sowie die zugrunde gelegten Angaben zu Zielgruppe, Inhalten, Methoden, Durchführungsform, Personal, Räumen, Ausstattung, Dokumentation und Kosten.

Frage: Was gilt zusätzlich bei einer Vergabemaßnahme?

Antwort: Zusätzlich ist die vertraglich geschuldete Leistung maßgeblich. Prüfen Sie Leistungsbeschreibung, Vertrag, Angebotskonzept und die vereinbarten Meldewege. Vertragsfolgen beurteilt der zuständige Vertragspartner, nicht die FKS allein.

Frage: Welche Rolle hat die QMB bei einer Konzeptabweichung?

Antwort: Die QMB sichert Verfahren, Nachweise, interne Prüfung und Eskalation. Sie muss nicht jede Unterrichtsentscheidung treffen und darf eine mögliche Zulassungs- oder Vertragsänderung nicht anstelle der zuständigen Stelle freigeben.

Frage: Was prüft der Prüfdienst Arbeitsmarktdienstleistungen?

Antwort: AMDL prüft die tatsächliche Durchführung und den Erfolg geförderter Maßnahmen anhand der relevanten Zulassungs-, Konzept-, Vertrags- und Durchführungsnachweise. Der Prüfdienst ist keine reguläre Vorabfreigabestelle für geplante Änderungen.

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Schreiben Sie direkt: mail@mq-koeln.de