Aus meiner Werkstatt - 3 kleine HI-Helferlein
Ich bin keine Programmiererin. Das nur vorweg, falls Sie jetzt denken, gleich kommt etwas sehr Technisches. Ich probiere einfach gerne aus – und genau das habe ich in den letzten Wochen wieder getan: mit Claude rumgespielt und drei kleine, interaktive Tools gebaut.
Entstanden sind sie zunächst für meine Trainings - das Auditprogrammtool, das Risiken- und Chancen-Tool und das Mini-FMEA-Tool sollen dort die jeweilige Methode erlebbar machen, statt sie nur auf einer Folie zu erklären. Aber genau dabei ist mir klargeworden, wo das eigentliche Potenzial liegt: Solche Tools können auch im Arbeitsalltag richtig nützlich sein. Stellen Sie sich vor, Sie geben Ihrem Team ein Tool wie das Risiken- und Chancen-Tool an die Hand, und die Kolleg:innen erarbeiten ihre eigene Risiken- und Chancenanalyse - ohne dass Sie als QMB die ganze Zeit daneben sitzen müssen, aber trotzdem gut angeleitet, Schritt für Schritt, ohne dass ihnen das Denken abgenommen wird.
Und hier kommt der Teil, der mich eigentlich am meisten überrascht hat: Das Schwierige daran war gar nicht die Technik. Die KI baut Ihnen die Seite, das Formular, die Klick-Logik - das macht sie in Minuten. Das eigentlich Anspruchsvolle war, meine eigene Vorgehensweise so genau zu beschreiben, dass die KI daraus ein Instrument bauen konnte. Wie plane ich eigentlich ein Auditprogramm - welche Überlegungen kommen zuerst, welche Informationen brauche ich an welcher Stelle, wie sieht ein guter Ablauf aus, und wo sind die Punkte, an denen jemand selbst nachdenken muss statt nur abzuhaken? Das ist im Kern nichts anderes als das, was wir im QM sowieso ständig tun: einen Prozess sauber durchdenken und beschreiben. Nur dass am Ende eben nicht nur ein Dokument rauskommt, sondern ein Werkzeug, das andere durch genau diesen Prozess führt. Mit anderen Worten: Wer gut beschreiben kann, wie eine Methode funktioniert, kann mit KI im Prinzip auch eigene kleine Tools bauen. Die Technik ist das kleinere Problem.
Alle drei sind einfache, interaktive HTML-Seiten - keine Raketenwissenschaft, kein Login, einfach ausprobieren. Und ja: nicht perfekt. Um Himmels willen, das sollen sie auch gar nicht sein. Aber sie zeigen, wohin die Reise gehen kann.
Man muss kein Tech-Nerd sein, um sowas selbst zu bauen. Wenn ich das mit ein bisschen Neugier und Geduld hinbekomme, schaffen Sie das auch - egal, ob Sie gerade erst anfangen oder schon mittendrin sind. Es ist wirklich nie zu spät. Genau darum geht es mir auch in meinen KI-im-QM-Trainings: nicht um perfekte Tools, sondern darum, eine Ahnung zu bekommen, was alles geht - und dann selbst loszulegen.
Risiko- und Chancenmanagement – der Assistent
Risiken und Chancen zu identifizieren klingt nach trockener Pflichtübung, dabei steckt eine ganz praktische Methode dahinter. Dieses Tool führt Sie in fünf Schritten durch eine vollständige Risiko- und Chancenanalyse - vom ersten Brainstorming bis zur fertigen Maßnahmenliste fürs Plenum.
Schritt 1 – Szenario wählen: Sie starten mit einem Projekt oder Vorhaben, das Sie analysieren wollen. Sieben Beispiele aus unterschiedlichen Bereichen stehen zur Auswahl, oder Sie tragen Ihr eigenes Szenario ein.
Schritt 2 – Brainstorming: Sie sammeln frei, was Ihnen zu diesem Szenario einfällt, jeweils gekennzeichnet als Risiko oder Chance. In dieser Phase geht es ums Sammeln, nicht ums Bewerten - das kommt erst danach.
Schritt 3 – Bewertung: Jetzt ordnen Sie jeden Punkt in eine 3x3-Matrix ein, einmal für Risiken (Auswirkung gegen Eintrittswahrscheinlichkeit) und einmal für Chancen. Das geht entweder per Klick (Punkt auswählen, dann passende Zelle anklicken) oder per Drag-and-Drop. Die Matrix färbt sich automatisch ein und zeigt Ihnen sofort, wo Handlungsbedarf besteht.
Schritt 4 – Auswahl: Risiken, die im grünen Bereich liegen (kein Handlungsbedarf), und Chancen im grauen Bereich (lassen) werden automatisch herausgefiltert. Aus dem Rest haken Sie an, wofür Sie tatsächlich Maßnahmen planen wollen.
Schritt 5 – Maßnahmen planen: Für jeden ausgewählten Punkt beschreiben Sie eine oder mehrere Maßnahmen und bewerten deren Einfluss auf Auswirkung und Wahrscheinlichkeit, den Aufwand und ob Sie sie umsetzen wollen. Am Ende erhalten Sie eine fertige Zusammenfassung fürs Plenum, die Sie mit einem Klick als Text kopieren können.
Auch hier gilt: Das Tool speichert nichts dauerhaft, also kopieren Sie sich die Zusammenfassung, bevor Sie die Seite schließen.
Mini-FMEA – der Assistent
Eine FMEA klingt nach komplizierter Ingenieursmethode, ist im Kern aber simpel: einen Prozess systematisch durchgehen und fragen, was schiefgehen könnte, was die Folge wäre und wie wahrscheinlich es ist, dass Sie es rechtzeitig merken. Dieses Tool führt Sie in vier Schritten durch genau diese Analyse, auch wenn Sie noch nie eine FMEA gemacht haben.
Schritt 1 – Prozess festlegen: Sie benennen kurz, welchen Prozess Sie analysieren wollen, zum Beispiel "Aufnahmegespräch neue Teilnehmende" oder "Einarbeitung neuer Mitarbeitender".
Schritt 2 – Fehlermöglichkeiten erfassen und bewerten: Für jede mögliche Fehlerquelle tragen Sie Prozessschritt, Fehlermöglichkeit, Folge und Ursache ein. Anschließend bewerten Sie drei Dimensionen auf einer Skala von 1 bis 10: wie oft der Fehler auftritt, wie schlimm die Folge wäre, und wie wahrscheinlich es ist, dass Sie ihn nicht rechtzeitig entdecken. Aus diesen drei Werten errechnet das Tool automatisch die Risikoprioritätszahl (RPZ) - je höher, desto dringender müssen Sie handeln. Sie können beliebig viele Fehlermöglichkeiten anlegen.
Schritt 3 – Maßnahmen planen: Links sehen Sie alle erfassten Fehler, automatisch nach RPZ sortiert. Sie wählen einen aus und legen fest, worauf Ihre Maßnahme zielt: Auftreten senken, Bedeutung senken oder Entdeckung verbessern. Für jedes Ziel tragen Sie die erwartete neue Bewertung ein, das Tool zeigt Ihnen sofort die neue, hoffentlich niedrigere RPZ. Zusätzlich halten Sie Aufwand, Begründung und Umsetzungsentscheidung fest.
Schritt 4 – Gesamtübersicht: Am Ende sehen Sie alle Fehlermöglichkeiten samt Maßnahmen, sortiert nach Priorität, übersichtlich zusammengefasst. Mit einem Klick kopieren Sie die komplette Zusammenfassung als Text, zum Beispiel um sie in Ihr QM-Dokument einzufügen.
Auch hier gilt: Das Tool speichert nichts dauerhaft, also kopieren Sie sich die Zusammenfassung, bevor Sie die Seite schließen.
Auditprogrammplanung – der Assistent
Sie kennen das: Das Auditprogramm für nächstes Jahr muss stehen, aber wo fängt man an? Mit diesem Tool gehen Sie es in vier Schritten an, jeder baut auf dem vorherigen auf.
Schritt 1 – Ressourcencheck: Sie tragen ein, wie viele Audits Sie realistisch pro Jahr schaffen. Das Tool teilt diese Zahl nach der Faustregel 50/30/20 auf: die Hälfte für Pflicht- und Stabilitätsaudits, knapp ein Drittel für risikoorientierte Schwerpunkte, der Rest fürs Lernen.
Schritt 2 – Prozess-Scoring: Hier tragen Sie Ihre eigenen Prozesse, Themen oder Standorte ein und bewerten sie nach Risiko, Chance, strategischer Relevanz, Stakeholder-Bedeutung und dem letzten Auditergebnis. Aus diesen Angaben errechnet das Tool automatisch einen Score, eine Priorität und eine Empfehlung, ob es sich eher um ein Pflicht-, Risiko- oder Lernaudit handelt. Wer einfach mal ausprobieren möchte, klickt auf "Beispiel laden" und sieht ein fertiges Beispielprogramm.
Schritt 3 – Programmplanung: Die höchstplatzierten Prozesse je Kategorie werden automatisch in Ihr Programm vorgeschlagen, passend zu den Slots aus Schritt 1. Sie können jede Karte jederzeit zwischen Programm und Backlog verschieben und Details wie Durchführungsmodus, ISO-Kapitel, Standort, Verantwortliche und Termin ergänzen.
Schritt 4 – Auswertung: Zum Schluss sehen Sie auf einen Blick, ob alle ISO-Kapitel, Auditobjekte und Standorte abgedeckt sind, oder wo noch Lücken klaffen, bevor die Zertifizierungsstelle sie findet. Ihr fertiges Auditprogramm können Sie als Excel-Datei, CSV oder druckbare Zusammenfassung exportieren.
Wichtig: Das Tool speichert nichts dauerhaft. Schließen Sie die Seite, ist alles weg, also exportieren Sie Ihr Ergebnis, bevor Sie die Seite verlassen.
👉 Auditprogrammplanung_Assistent (7).html
