Interne Audits mal anders.
Drei einfache Methoden für gute Prozessaudits.


Gegen die Langeweile im internen Audit hilft nur eins!

Methodenwechsel.



3 gute Methoden für Prozessaudits

Vorab:

Audits sind ein fixes Format im Qualitätsmanagement und haben eine zentrale Bedeutung auch im Rahmen der Zertifizierungen nach ISO-Normen und auch der Zulassung nach AZAV. Das bedeutet - ein paar Grundanforderungen an die formale Gestaltung der internen Audits müssen immer erfüllt sein. Egal wie agil, kreativ oder lebendig das Audit dann in der Praxis umgesetzt wird.

Auditziel

Für das Audit muss ein Ziel formuliert sein: Was soll mit dem Audit analysiert, geprüft, nachvollzogen werden? 

Ergebnisse

Das Audit muss konkrete Ergebnisse bringen.

Auditkriterien

Auf Basis welcher Vorgaben, Vereinbarungen, Regelungen etc. werden Auditfeststellungen getroffen?

Methoden

Die Auditmethoden müssen benannt sein.


Und wie kommt jetzt das "anders" ins Spiel? Über die Auditmethoden.

Hinweis:

Wer die Rahmenbedingungen beachtet und eine gute Auditzielsetzung formuliert hat, kann sich insbesondere bei den Prozessaudits methodisch so richtig austoben.

Zur Erinnerung

De meisten Organisationen unterscheiden grob 3 Auditformate:

Systemaudit    

Das gesamte System wird überprüft - also alle Prozesse, Dokumente etc.

Produktaudit

Das komplette Produkt inkl. Entstehung wird überprüft.

Prozessaudit

Einzelne Prozesse und ihre Ergebnisse werden Schritt für Schritt nachvollzogen.

Prozessaudit bieten definitv das meiste Potenzial für andere, kreative Ansätze für interne Audits.

Und deshalb stelle ich Ihnen jetzt drei meiner Lieblingsmethoden für interne Prozessaudits vor, mit denen Sie als Auditorin oder Auditor mit wenig Aufwand sehr gut Ergebnisse erzielen können. Alle Methoden funktionieren übrigens auch mit einem Team - in einer Art Auditworkshop.

Stärken-Schwächen-Analyse - Methode 1

Was kann der Prozess und geht da vielleicht noch mehr?

Zielsetzung für das Audit:

"Im Audit sollen Stärken und Schwächen des Prozesses sowie sich daraus ergebende Handlungsnotwendigkeiten identifiziert werden."

Ablauf für das Audit:

Das Team oder die auditierte Person beantwortet genau zwei Fragen:

1. Was läuft gut im Prozess?

2. Was läuft (noch) nicht gut im Prozess?

Danach werden die Ergebnisse mit drei weiteren Fragen weiter bearbeitet.

1. Was können wir tun, um die Stärken des Prozesses weiter auszubauen?

2. Wie risikoträchtig ist das, was nicht gut läuft im Prozess?

3. Was können oder müssen wir tun, um den Prozess zu verbessern?

Visualisierung:

Geht auf einem Whiteboard (digital oder analog) und beispielsweise mit Excel.

Und so sieht das dann aus


Die Stärken-Schwächen-Analyse ist eine sehr einfache Methode für internen Prozessaudits. 


Risiken- und Chancen-Audit- Methode 2

Hier kommt die SWOT zu neuen Ehren!

Zielsetzung für das Audit:

"Im Audit sollen Entwicklungspotenziale und Entwicklungsnotwendigkeiten für den Prozess identifiziert werden."

Ablauf für das Audit:

In einer Vierfeldermatrix betrachtet das Team oder die auditierte Person Stärken, Schwächen, Chancen und Risiken für den Prozess.

Folgende Fragen haben sich dabei bewährt.

Stärken:

  • Wodurch zeichnet sich der Prozess besonders aus?
  • Welche Stärken kennzeichnen ihn?
  • Inwiefern ist es ein gut funktionierender Prozess?

Schwächen:

  • Was sind die aktuellen Schwächen des Prozesses?
  • Inwiefern funktioniert er nicht wie gewünscht?
  • Was sind konkrete Defizite beispielsweise in Bezug auf Kosten, Zeit, Qualität etc.

Chancen:

  • Worauf lässt sich in Bezug auf den Prozess in Zukunft bauen?
  • Was würde den Prozess noch besser machen?
  • Welche Potenziale sind noch ungenutzt oder könnten sich in Zukunft ergeben?

Risiken:

  • Welche Risiken sind bekannt?
  • Welche Risiken sind für die Zukunft absehbar?
  • Welche Potenziale sind noch ungenutzt oder könnten sich für die Zukunft ergeben?

Im Anschluss werden auch hier wieder Handlungsoptionen oder to dos identifiziert.

Visualisierung:

Geht auf einem Whiteboard (digital oder analog) und beispielsweise mit Excel.

Und so sieht das dann aus


Risiken- und Chancenanalyse im internen Audit.


Fehler-, bzw. Fehlerquellen-Audit - Methode 3

Die Fehler finden bevor sie auftreten ist immer eine gute Idee. 

Zielsetzung für das Audit:

"Im Audit sollen Fehlerquellen oder mögliche Fehlerquellen im Prozess identifiziert werden."

Ablauf für das Audit:
  1. Sollte der Prozess noch nicht in seinen relevanten Einzelschritten erfasst sein, müssen zuerst alle qualitätskritischen Prozessschritte identifizert werden.
  2. Im nächsten Schritt werden für jeden Schritt bekannte und mögliche Fehler, bzw. Probleme identifiziert.
  3. Anschließend werden bekannte oder mögliche Fehler bzw. Probleme an den Schnittstellen zwischen den Prozessen identifiziert.
  4. Die identifizierten Probleme werden jeweils in Bezug auf das Risikopotenzial bewertet. 
Visualisierung:

Geht auf einem Whiteboard (digital oder analog) und beispielsweise mit Excel.

Und so sieht das dann aus


Methode Fehleranalyse im internen Audit.


Und jetzt kann es losgehen!

Laden Sie sich hier Ihre Arbeitshilfe runter. 

Egal, welche Methoden Sie im Audit ausprobieren - stellen Sie unbedingt sicher, dass Sie einen Bericht mit den Auditergebnissen zusammenstellen, damit das Audit auf jeden Fall iso- oder AZAV-konform bleibt.

Gefallen Ihnen die Methoden?

Dann laden Sie sich hier gerne die Vorlagen für die drei Prozessauditmethoden herunter!

Vorlage Stärken-Schwächen-Analyse
Vorlage Risiken-Chancen-Audit
Vorlage Fehlerquellenaudit

Hier geht es zur Anmeldung!

Von der Auditprogrammplanung zum aussagekräftigen Auditbericht. Zusatzmodul: Rolle und Haltung QMB, Bonus: Interne Audits in der AZAV. 

Bis Ende Juni noch zum Betatester*innen-Preis von 229,00 EUR!

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Das macht nicht wirklich Sinn.