Entdecken Sie praxiserprobte Strategien, um Qualitätsmanagement in Ihrer Organisation aus der Schmuddelecke zu holen und echte Akzeptanz zu schaffen – ohne Fachjargon und Mehraufwand.

Warum QM oft als lästige Pflicht gilt – und wie Sie das ändern können

„Mit dem QM lockt man bei uns keinen hinter dem Ofen hervor."

Kommt Ihnen dieser Satz bekannt vor? Wenn Sie als QM-Beauftragte arbeiten, haben Sie solche oder ähnliche Aussagen wahrscheinlich schon oft gehört. QM wird in vielen Organisationen als lästige Pflicht betrachtet – als notwendiges Übel, das man irgendwie erledigen muss, aber bloß nicht zu ernst nehmen sollte.

In meinem Podcast „QM mit Sinn und Verstand" habe ich diese Herausforderung kürzlich auf Wunsch einer Hörerin aufgegriffen. Sie schrieb mir: „Frau Wienken, das klingt immer alles so toll in Ihrem Podcast. Aber ich frage mich: Wie komme ich dahin? Hier bei uns herrscht eher die Haltung: 'Soll die QMB mal machen, ich will damit nichts zu tun haben.' Wie schaffe ich mehr Akzeptanz für QM?"

Eine sehr berechtigte Frage! In meinen Trainings und Coachings berichten mir etwa 90% der QM-Beauftragten von genau solchen Erfahrungen. Als QMB fühlt man sich dann oft frustriert und fragt sich, ob die eigene Arbeit überhaupt etwas bewirkt.

In diesem Beitrag zeige ich Ihnen:

• Warum Menschen Widerstände gegen QM entwickeln
• Was es für echte Akzeptanz braucht
• Fünf konkrete Strategien, mit denen Sie mehr Akzeptanz schaffen
• Einen sofort umsetzbaren Praxistipp

Die Psychologie des Widerstands: Warum Menschen QM oft ablehnen

Bevor wir über Lösungen sprechen, sollten wir verstehen, warum Menschen überhaupt Widerstände gegen QM entwickeln. Die Gründe sind vielfältig und haben sowohl mit menschlicher Psychologie als auch mit organisatorischen Faktoren zu tun.

Psychologische Faktoren

🧠 Gewohnheitstiere: Wir Menschen lieben unsere Routinen. Veränderungen, wie sie durch QM-Prozesse entstehen, werden oft als Bedrohung wahrgenommen. Der Satz „Das haben wir schon immer so gemacht" ist nicht nur eine Floskel, sondern ein tief verankertes Denkmuster.

🧠 Angst vor Machtverlust: Viele Mitarbeitende befürchten, dass sie durch QM-Strukturen Kontrolle und Entscheidungsfreiheit verlieren. QM wird als Eingriff in gewohnte Freiräume erlebt.

🧠 Selbstwertschutz: Veränderungen können Unsicherheit auslösen. Hinter der Frage „Mache ich meine Arbeit nicht gut genug?" steckt oft eine emotionale Abwehrreaktion.

Organisatorische Faktoren

🏢 Bürokratie-Image: QM wird häufig mit Papierkram und lästiger Dokumentation gleichgesetzt. Kein Wunder, dass das wenig Begeisterung auslöst!

🏢 Schlechte Erfahrungen: Viele Menschen haben in der Vergangenheit negative Erfahrungen mit starren, praxisfernen QM-Systemen gemacht.

🏢 Randposition: QM wird oft als Randthema behandelt – als Stabsstelle ohne echten Einfluss auf operative Entscheidungen.

🏢 Ressourcenmangel: Häufig fehlen die nötigen Ressourcen: Zeit, Personal und technische Mittel. Ein Teufelskreis entsteht: Ohne Investitionen keine Wertschöpfung, ohne erkennbare Wertschöpfung keine Investitionen.

All diese Faktoren führen dazu, dass QM in vielen Organisationen als notwendiges Übel betrachtet wird, nicht als Chance. Die gute Nachricht: Mit den richtigen Strategien können Sie dieses Image verändern!

Die Voraussetzungen für echte Akzeptanz

Akzeptanz entsteht nicht von selbst. Sie braucht klare Voraussetzungen:

1. Transparenz und Einbindung

Menschen akzeptieren, was sie verstehen und mitgestalten können. Wenn Mitarbeitende von Anfang an einbezogen werden, identifizieren sie sich viel stärker mit QM-Themen.

Es macht einen riesigen Unterschied, ob QM „von oben" verordnet wird oder ob Teams selbst mitgestalten können. In einem meiner Kundenprojekte haben wir einfache Qualitätszirkel eingeführt – nicht als große, formelle Veranstaltungen, sondern als kurze, 30-minütige Treffen. Die Mitarbeitenden bringen ihre Ideen ein, diese werden gemeinsam besprochen, Aufgaben werden übernommen, und dafür wird Zeit bereitgestellt. Plötzlich kommt Bewegung in die Sache!

2. Sichtbarer Nutzen im Alltag

QM muss einen erkennbaren Mehrwert bieten. Wenn Kolleginnen und Kollegen erleben, dass QM ihnen die Arbeit erleichtert statt erschwert, wächst die Akzeptanz.

Ein Beispiel aus der Praxis: Bei einem Bildungsträger haben wir die Dokumentenablage komplett neu strukturiert. Vorher suchten alle ständig nach aktuellen Vorlagen. Jetzt findet jeder sofort, was er braucht. Eine kleine Maßnahme – aber der Nutzen ist für alle spürbar.

3. Führungsunterstützung

Ohne Rückenwind von oben geht es nicht. Wenn die Führungsebene QM als lästige Pflichtveranstaltung behandelt, werden die Mitarbeitenden es genauso sehen.

Ich erlebe immer wieder, dass QM-Beauftragte mit großem Engagement starten, aber ohne Unterstützung der Leitung früher oder später ausbrennen. Deshalb ist es wichtig, die Führungsebene ins Boot zu holen. Das gelingt in der Regel dann, wenn dort erlebbar wird, dass QM einen konkreten Nutzen bringt – für den Erfolg, für die Qualität, für die Strategie und für die Motivation.

„QM wird oft im Verborgenen geleistet. Holen Sie es ins Rampenlicht und zeigen Sie, welchen Mehrwert es täglich schafft!"

5 konkrete Strategien für mehr Akzeptanz

Jetzt wird es praktisch. Was können Sie konkret tun, um mehr Akzeptanz zu schaffen?

Strategie 1: Sprechen Sie die Sprache Ihrer Zielgruppe

QM-Sprache ist oft abstrakt und voll mit Fachbegriffen. Verzichten Sie auf Normen-Sprech und übersetzen Sie QM in die Alltagssprache Ihrer Kolleginnen und Kollegen.

So geht's konkret:

• Statt „kontinuierlicher Verbesserungsprozess" sagen Sie: „Wie können wir es nächstes Mal noch besser machen?"
• Statt „Konformität" fragen Sie: „Passt das zu dem, was wir eigentlich wollen?"
• Statt „Prozesslandkarte" sprechen Sie von „Übersicht unserer Arbeitsabläufe"

Je verständlicher Sie kommunizieren, desto weniger Abwehr werden Sie erleben. Komplexe Zusammenhänge lassen sich fast immer in einfache Worte fassen.

Strategie 2: Zeigen Sie Erfolge und machen Sie QM sichtbar

QM läuft oft im Verborgenen. Holen Sie es ins Rampenlicht! Feiern Sie kleine Erfolge und machen Sie sie sichtbar.

Praxisbeispiel 1: Nutzen Sie ein Dashboard oder eine einfache digitale Pinnwand, auf der Verbesserungen dargestellt werden. Bei einem meiner Kunden haben wir mit einem simplen Trello-Board begonnen, auf dem jede umgesetzte Verbesserungsidee als Karte erscheint – mit dem Namen der Person, die sie eingebracht hat.

Praxisbeispiel 2: Ein physisches „QM-Board" im Flur oder Pausenraum. Darauf werden kleine Erfolge festgehalten, nach dem Motto: „Diese drei Dinge haben wir im letzten Monat verbessert – dank eurer Ideen!"

Ganz wichtig: Schaffen Sie denen, die mitwirken, eine Bühne. Machen Sie Menschen sichtbar, die sich im QM engagieren. Erfolge zu feiern motiviert zum Weitermachen.

Strategie 3: Schaffen Sie niedrigschwellige Beteiligungsmöglichkeiten

QM darf keine Ein-Frau-Show sein. Je mehr Menschen mitmachen, desto mehr Akzeptanz entsteht.

Vorsicht: Fangen Sie klein an! Eine QM-Arbeitsgruppe mit wöchentlichen, zweistündigen Sitzungen wird kaum freiwillige Teilnehmer finden. Aber wie wäre es mit:

• einem kurzen „QM-Frühstück" einmal im Monat?
• einer „Ideen-Viertelstunde" im Teammeeting?
• einer einfachen Teams- oder Slack-Gruppe für schnellen Austausch zu Verbesserungsideen?

Je niedriger die Hürde zur Beteiligung, desto mehr Menschen werden mitmachen. Und jeder, der sich beteiligt, wird QM automatisch positiver sehen.

Strategie 4: Verbinden Sie QM mit dem, was ohnehin passiert

QM sollte kein Zusatzprojekt sein, sondern in den Alltag integriert werden. Schauen Sie: Wo passiert in Ihrer Organisation bereits Qualitätsentwicklung, ohne dass sie so genannt wird?

Beispiel: In Teambesprechungen werden oft Probleme besprochen und Lösungen erarbeitet. Das ist bereits QM, auch wenn es nicht so heißt. Machen Sie das sichtbar! „Übrigens, was wir gerade gemacht haben, war QM in Reinform – wir haben ein Problem erkannt und gemeinsam eine Lösung entwickelt."

Wenn Sie QM mit bestehenden Prozessen verknüpfen, wird es nicht als zusätzliche Belastung wahrgenommen, sondern als natürlicher Teil der täglichen Arbeit.

Strategie 5: Nutzen Sie moderne Tools für mehr Sichtbarkeit

Die Digitalisierung bietet fantastische Möglichkeiten, QM lebendiger zu gestalten:

• Statt umständlicher Papierformulare für Verbesserungsvorschläge können Sie heute Apps oder einfache Online-Formulare nutzen.
• Statt dicker QM-Handbücher ein schlankes, durchsuchbares Wiki.
• Bei einem meiner Kunden haben wir sogar einen kleinen QM-Chatbot eingerichtet, der bei einfachen Fragen zu Prozessen oder Dokumenten hilft. Das spart Zeit und macht QM zugänglicher.

Aber Vorsicht: Technik allein löst keine Akzeptanzprobleme. Sie ist immer nur Mittel zum Zweck. Der beste Chatbot nützt nichts, wenn die grundlegenden Einstellungen zum QM negativ sind.

Mein MQ-Praxistipp: Drei Fragen, die Bewegung bringen

Wenn Sie jetzt denken: „Das klingt alles gut, aber wo fange ich konkret an?" – hier kommt mein QM-Praxistipp:

Starten Sie mit einer einfachen Umfrage unter Ihren Kolleginnen und Kollegen. Nicht mit einem langen Fragebogen, sondern mit diesen drei kurzen Fragen:

1. Was nervt dich an unseren aktuellen Abläufen am meisten?
2. Welche Unterstützung würdest du dir für deine tägliche Arbeit wünschen?
3. Wenn du eine Sache in unserer Organisation verbessern könntest – was wäre das?

Diese Fragen haben mehrere Vorteile:

• Sie sind kurz und prägnant
• Es sind nur drei Fragen, das fühlt sich machbar an
• Sie zeigen, dass QM nicht für sich selbst da ist, sondern für die Menschen in der Organisation
• Sie laden zum Dialog ein und öffnen Gesprächsräume

Natürlich müssen Sie die Antworten auswerten und handeln. Suchen Sie sich ein oder zwei Punkte aus, die Sie relativ schnell umsetzen können. Finden Sie Mitstreiter, die motiviert sind und noch nicht „verbrannt". Arbeiten Sie mit ihnen in einer kreativen Umgebung – vielleicht mit leckeren Snacks, aber vor allem mit viel Raum für neue Ideen.

Setzen Sie eine Verbesserung zeitnah um und kommunizieren Sie darüber – auf allen verfügbaren Kanälen: in Sitzungen, im Teams-Kanal, in „Infos aus dem QM" und beim Kaffee:

„Ihr habt gesagt, X ist ein Problem – wir haben es angepackt und verbessert. Vielen Dank auch an A und B – es hat richtig Spaß gemacht, zusammenzuarbeiten. Übrigens: Neue Mitstreiter sind herzlich willkommen!"

Damit zeigen Sie: QM hört zu. QM handelt. QM bringt etwas. Und so schaffen Sie erste kleine Bausteine für mehr Akzeptanz.

Bonus-Tipp: Die 5-mal-Warum-Methode für Ihre spezifische Situation

Ich kann hier viel erzählen. Noch besser wäre, wenn Sie selbst eine ehrliche Analyse anstellen würden, warum QM in Ihrer Organisation bislang vielleicht nicht die gewünschte Akzeptanz findet.

Hier bietet sich die 5-mal-Warum-Methode an. Stellen Sie sich selbst die Frage: „Warum wird QM bei uns nicht akzeptiert?" Und wenn Sie eine Antwort haben, fragen Sie wieder „Warum?". Und so weiter, insgesamt fünf Mal.

Ein Beispiel:

• Warum wird QM nicht akzeptiert? Weil die Kollegen es als zusätzliche Belastung sehen.
• Warum sehen sie es als Belastung? Weil sie den Nutzen nicht erkennen.
• Warum erkennen sie den Nutzen nicht? Weil wir ihn nicht sichtbar machen.
• Warum machen wir ihn nicht sichtbar? Weil uns selbst oft nicht klar ist, welchen konkreten Nutzen wir stiften.
• Warum ist uns das nicht klar? Weil wir nie systematisch erfasst haben, welche Probleme wir bereits gelöst haben.

Diese Analyse führt Sie zu den wirklichen Ursachen des Akzeptanzproblems – und damit auch zu möglichen Lösungen.

Hier Arbeitshilfe 5xWhy herunterladen

Fazit: Akzeptanz ist ein Marathon, kein Sprint

Mehr Akzeptanz für QM zu schaffen ist kein Kurzstreckenlauf, sondern ein Marathon. Es braucht Zeit, Geduld und strategisches Vorgehen. Aber jeder noch so kleine Schritt zählt.

Denken Sie daran: Akzeptanz entsteht nicht durch Vorschriften, sondern durch Erfahrungen. Jede positive Erfahrung mit QM trägt dazu bei, das Image zu verbessern. Besonders wichtig sind dabei Geduld und Beharrlichkeit.

Und vielleicht der wichtigste Tipp zum Schluss: Verlieren Sie nicht den Mut und die Freude an Ihrer Arbeit. QM ist ein wertvoller Beitrag zur Organisationsentwicklung – auch wenn es manchmal ein einsamer Kampf scheint.

Wie sagte eine Teilnehmerin in einem meiner Seminare so treffend: „QM ist wie gesunde Ernährung – zu Beginn fällt es schwer, aber wenn man dranbleibt, merkt man irgendwann die positiven Effekte."

QM ist kein Einzelkampf, sondern ein Teamprojekt

Manchmal braucht es einfach etwas Zeit und die richtigen Impulse, bis alle mitgehen. Lassen Sie sich nicht entmutigen, wenn nicht sofort alle Feuer und Flamme für Ihre QM-Initiativen sind. Blicken Sie auf das, was bereits gelungen ist, und bauen Sie darauf auf.

Suchen Sie Verbündete, teilen Sie Erfolge und bleiben Sie auf Kurs. Mit den richtigen Strategien wird aus dem „notwendigen Übel QM" peu à peu ein geschätzter Teil Ihrer Organisationskultur.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Wie bringe ich die Geschäftsführung dazu, QM ernst zu nehmen?

Sprechen Sie die Sprache der Geschäftsführung: Zeigen Sie konkrete Zahlen, wie QM Zeit und Kosten spart oder Risiken reduziert. Ein einfaches Dashboard mit messbaren Verbesserungen kann Wunder wirken.

Was tun, wenn einzelne Abteilungen sich komplett QM verweigern?

Starten Sie dort, wo Sie offene Türen finden. Schaffen Sie Erfolgsbeispiele mit kooperativen Abteilungen. Wenn andere sehen, dass es funktioniert, werden sie neugierig.

Wie kann ich als QMB mehr Befugnisse bekommen?

Statt um mehr Befugnisse zu bitten, sammeln Sie Verbündete auf allen Ebenen. Je mehr Menschen Ihr QM unterstützen, desto weniger brauchen Sie formale Macht.

Welche digitalen Tools eignen sich besonders für kleines Budget?

Starteil Sie mit kostenlosen Tools wie Trello für Verbesserungsvorschläge, Google Forms für einfache Umfragen oder ein Wiki auf Microsoft SharePoint, falls bereits vorhanden.

Wie oft sollte ich über QM-Erfolge berichten?

Lieber häufig kleine Erfolge kommunizieren als selten große. Ein kurzer wöchentlicher Update-Post im Intranet oder Teams erreicht mehr als ein umfassender Quartalsbericht.