1. Dokumentation: Ein Werkzeug, kein Ziel

Qualitätsmanagement wird oft gleichgesetzt mit Aktenordnern, Prozessbeschreibungen und Nachweisen. Doch das ist ein Missverständnis. Dokumentation ist ein Werkzeug, nicht das Ziel.

Ein gelebtes QM-System zeichnet sich durch funktionierende Abläufe, engagierte Mitarbeitende und gelebte Kundenorientierung aus. Die Dokumentation sollte unterstützen, nicht dominieren.

Beispiel gefällig? Stellen Sie sich ein Kochbuch vor: Die besten Rezepte entstehen in der Praxis – durch Probieren, Verfeinern und Anpassen. Erst wenn alles funktioniert und das Ergebnis stimmt, wird es aufgeschrieben. So bleibt die Dokumentation praxisnah und nützlich.

Dieser Artikel basiert auf der aktuellen Episode meines Podcasts "QM mit Sinn und Verstand". Sie können die vollständige Folge hier anhören:

2. 5 Mechanismen, die zur Dokumentationsfalle führen

1. Zertifizierungsdruck von außen

Zertifizierungen wie die ISO 9001 verlangen Nachweise. Verständlich, dass viele Organisationen sich auf ihre Dokumente stürzen. Doch damit verpassen sie oft die Chance, ihre Prozesse wirklich zu verbessern.

Tipp: Statt hektisch Unterlagen zu aktualisieren, investieren Sie die Zeit in Gespräche mit Ihren Kolleg:innen. Wie laufen die Prozesse wirklich? Was funktioniert gut, was nicht? Die Erkenntnisse aus solchen Gesprächen machen Ihre Dokumentation nicht nur schlanker, sondern auch relevanter.

2. Das Bedürfnis nach Sicherheit

Komplexität kann überfordern – das gilt auch für QM-Beauftragte. Unser Gehirn sucht nach festen Ankerpunkten, und Dokumente bieten genau das. Doch Sicherheit entsteht nicht durch Masse, sondern durch Qualität.

Tipp: Machen Sie es sich zur Regel, jede neue Dokumentation mit der Frage zu beginnen: „Wozu dient das? Und wem?“

3. Verantwortung und Perfektionismus

Viele QM-Beauftragte dokumentieren akribisch, um ihre eigene Arbeit abzusichern. Das führt oft zu überbordenden Anweisungen, die im Alltag kaum jemand nutzt.

Tipp: Konzentrieren Sie sich auf die Kernprozesse. Lassen Sie Ihre Kolleg:innen mitentscheiden, was wirklich dokumentiert werden muss.

4. Der Dokumentations-Automatismus

Einmal angefangen, gerät die Dokumentation leicht außer Kontrolle. Jede Änderung wird eingepflegt, ohne Altes zu löschen. Am Ende entsteht ein undurchdringliches Chaos.

Tipp: Führen Sie regelmäßige „Aufräumrunden“ ein. Fragen Sie: Brauchen wir das noch? Ist das hilfreich?

5. Der innere Perfektionist

Als QM-Profi haben Sie einen hohen Qualitätsanspruch – das ist gut. Aber Perfektionismus kann hinderlich sein. Es geht nicht darum, alles bis ins Detail festzuhalten, sondern darum, dass Ihre Dokumentation für alle zugänglich und verständlich bleibt.

3. Der Weg zu einem lebendigen QM-System

Wie kommen Sie raus aus der Dokumentationsfalle? Hier ein paar Tipps für Sie:

1. Fokus auf die Praxis
   Beginnen Sie bei den Prozessen, die in der Realität gut funktionieren. Lassen Sie die Mitarbeitenden beschreiben, wie sie arbeiten – das schafft Akzeptanz und sorgt für relevante Inhalte.
2. Einbindung der Mitarbeitenden
   Ihre Kolleg:innen sind die besten Expert:innen für ihren Arbeitsalltag. Binden Sie sie ein, wenn Sie Dokumentationen erstellen oder überarbeiten.
3. Schrittweise vorgehen
   Sie müssen nicht alles auf einmal angehen. Setzen Sie Prioritäten und arbeiten Sie Prozess für Prozess.
4. Kommunikation von Erfolgen
   Teilen Sie Ihre Erfolge! Zeigen Sie, wie eine schlankere Dokumentation den Alltag erleichtert und die Qualität verbessert.

4. Überzeugungsarbeit in der Geschäftsführung

Ein oft unterschätztes Thema: Wie überzeugen Sie die Geschäftsführung, den Fokus anders zu setzen?

Rechnen Sie vor:

Eine ausufernde Dokumentation kostet Zeit und Ressourcen. Zeigen Sie, wie viel Arbeitszeit Sie und Ihre Kolleg:innen mit der Pflege von Dokumenten verbringen – Zeit, die für die eigentliche Qualitätsarbeit fehlt.

Heben Sie die Vorteile hervor:

Ein gelebtes QM-System reduziert Fehler, steigert die Kundenzufriedenheit und macht Ihre Organisation effizienter. Das sind Argumente, die auch die Geschäftsführung überzeugen.

Fordern Sie Unterstützung ein:

Sie können den Wandel nicht alleine stemmen. Bitten Sie um Ressourcen – Zeit, Räume und Kolleg:innen, die Sie unterstützen.

Fazit 

Dokumentation ist wichtig, aber sie ist nur ein Werkzeug. Ein lebendiges QM-System entsteht aus gelebter Praxis, nicht aus Aktenordnern.

Für Sie als QM-Beauftragte bedeutet das: Fokussieren Sie sich auf die Prozesse, die in der Realität gut laufen. Binden Sie Ihre Kolleg:innen ein und setzen Sie auf schlanke, praxisnahe Dokumentationen.

Möchten Sie noch mehr Inspiration? Hören Sie sich die vollständige Podcast-Folge an. Dort erfahren Sie, wie Sie Ihre Organisation schrittweise zu einem lebendigen QM-System führen können – mit weniger Papierkram und mehr Fokus auf das Wesentliche.

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