ISO 9001:2025 – Was steckt wirklich hinter der Revision?

„Jetzt kommt sie – die große Revision!“ – Alle waren gespannt und ein bisschen nervös. Wie aufwändig wird das werden? Was wird von uns erwartet? Viele Themen waren im Spiel. Schließlich sind seit der letzten Revision genau 10 Jahre vergangen.  Nachhaltigkeit, mehr Digitalisierung, Agilität. Im August ist der erste Entwurf erschienen. Und wer Geld in die Hand genommen hat, oder sich zum Kommentieren der Norm angemeldet hat, kann lesen, was neu ist. Spoiler: Nicht wirklich viel. Eigentlich ändert sich nur die Jahreszahl: ISO 9001:2025?

In der aktuellen Folge von meinem Podcast „QM mit Sinn und Verstand“ teile ich meine persönliche Einschätzung – praxisnah und ein bisschen kritisch. Natürlich habe ich den aktuellen Entwurf gelesen (ausgedruckt) durchleuchtet, analysiert und kommentiert. Und meine Erkenntnisse teile ich mit Ihnen:

✅ Was sich wirklich ändert.

✅ Was reine Kosmetik ist.

✅ Wo trotzdem Potenziale für Ihr QM liegen

🎙️ Der Beitrag basiert auf meinem aktuellen Podcast – und ist ideal für alle, die keine Zeit haben, sich durch Normtexte zu kämpfen.

 🎧 Podcast abonnieren und immer auf dem neuesten Stand sein!

Die wichtigsten Änderungen der ISO 9001:2025 im Überblick

Auch wenn der große „Knall“ ausbleibt – ein paar relevante Punkte bringt die neue Version durchaus mit.

 📌 Trennung von Risiken und Chancen im Qualitätsmanagement

Bisher mussten Unternehmen Risiken und Chancen gemeinsam betrachten – meist waren die Chancen dabei nur ein kleiner Anhang in der Risikobewertung. Das ändert sich jetzt:

👉 Risiken und Chancen müssen getrennt betrachtet und dokumentiert werden.

Was bedeutet das in der Praxis?

• Chancen sollen eigenständig identifiziert und genutzt werden – zum Beispiel:
  • Neue Märkte erschließen
  • Prozesse vereinfachen
  • Ideen von Mitarbeitenden gezielt umsetzen
• Es reicht nicht mehr, Chancen nur „mitzunennen“. Sie sollen systematisch bewertet, verfolgt und – wenn möglich – umgesetzt werden.

🧭 Neue Anforderungen zur Qualitätskultur und Ethik

Ein echter Neuzugang in der ISO 9001:2025 ist das Thema Qualitätskultur und ethisches Verhalten. Es zieht sich an mehreren Stellen durch die Norm – allerdings in sehr allgemeiner Form.

Was steht konkret drin?

• Die Führung soll eine Kultur schaffen, in der Qualität wichtig ist und ethisches Verhalten gefördert wird (Kapitel 5.1.1).
• Alle Mitarbeitenden sollen sich dieser Kultur bewusst sein (Kapitel 7.3).
• Die Prozessumgebung (also das Arbeitsumfeld) soll so gestaltet sein, dass sie ethisches Verhalten unterstützt (Kapitel 7.1.4).

Was heißt das für Sie?

Es geht nicht darum, neue Regeln oder Prozesse zu schreiben. Vielmehr stellt sich die Frage: „Wie gehen wir miteinander um? Und wie fördern wir verantwortungsvolles Verhalten in unserer Organisation?“

Konkrete Ansätze:

• Führungsleitlinien mit ethischen Prinzipien ergänzen
• In Teamworkshops gemeinsame Werte erarbeiten
• Hinweisgeber-Möglichkeiten (z. B. für Kritik oder Verbesserungsvorschläge) etablieren

💬 Die Norm gibt hier keine konkreten Methoden vor – Sie gestalten selbst, was zu Ihrer Kultur passt.

🔄 Änderungen im Änderungsmanagement nach ISO 9001

Veränderungen gehören heute zum Alltag. Die ISO 9001:2025 erkennt das an – und schärft die Anforderungen für den Umgang mit Änderungen.

Was ist neu?

• Änderungen sollen systematisch geplant und bewertet werden.
• Sie sollen Chancen und Risiken berücksichtigen.
• Die Organisation soll ihre Wirksamkeit überwachen – also prüfen, ob das gewünschte Ergebnis erreicht wurde.

🔍 Das klingt aufwendig, ist aber in vielen Organisationen längst gängige Praxis – jetzt wird es eben Teil der Norm.

✏️ Klarere Sprache und neue Begriffe in der ISO 9001

Einige Änderungen betreffen nur den Wortlaut, verbessern aber zumindest mal die Verständlichkeit.

Beispiele:

• Statt: „Überwachung der Wahrnehmung des Kunden über den Erfüllungsgrad seiner Erfordernisse“
  ➤ Jetzt: „Die Organisation muss die Kundenzufriedenheit überwachen.“
• Der Begriff „Lenken“ wird durch „Steuern“ ersetzt – klarer, moderner und vor allen Dingen einheitlicher.
• „Dokumentierte Information“ muss nur noch verfügbar sein – keine Unterscheidung mehr zwischen „aufbewahren“ und „aufrechterhalten“.

🧽 Aber jetzt erst mal der Podcast zum Thema.

🎧 Und hier erst mal der Podcast zur Folge!

❓ Warum bringt die ISO 9001 Revision 2025 so wenig Veränderung?

Viele hatten mehr erwartet und sind wie ich ein bisschen irritiert. Aber vielleicht hat das hier eine Rolle gespielt: 

Internationale Abstimmung als Kompromissfalle

Die ISO 9001 ist eine globale Norm – aktuell mit mehr als 160 beteiligten Ländern. Konsens ist Pflicht. Und da wird es bei Themen wie:

• Klimawandel
• Sozialverantwortung
• Menschenrechte
  schnell politisch – und schwierig.

Die Norm soll für alle umsetzbar bleiben

Ein Ziel war es, die ISO 9001 auch für kleine Unternehmen handhabbar zu halten. Zu viele neue Anforderungen hätten viele vielleicht überfordert. Aber da sind wir ja 2015 alle zusammen einigermaßen gut durchgekommen. 

Für Spezialthemen gibt es Spezialnormen

Die ISO 9001 soll nicht zur eierlegenden Wollmilchsau werden. Für Umweltmanagement gibt es die ISO 14001, für Nachhaltigkeit die ISO 26000, für KI ISO/IEC 42001.

Vermutung: Die ISO 9001 soll das stabile Fundament für Qualität bleiben – andere Themen bauen darauf auf.

🛠️ Was Sie jetzt tun könnten – auch, wenn sich in der Revision ISO 9001:2025 wenig Änderungsverpflichtung ergibt:

Auch wenn der Änderungsdruck gering ist, Die Revision ist eine gute Gelegenheit, um das eigene QM weiterzuentwickeln.

Chancenmanagement (NEU in der ISO 9001:2025) strategisch angehen

So geht’s:

1. Identifizieren: Welche Potenziale sehen wir aktuell? (z. B. neue Märkte, Digitalisierung)
2. Bewerten: Wie realistisch, wie bedeutsam sind diese Chancen?
3. Nutzen: Wer kümmert sich darum? Welche Ziele und Maßnahmen leiten wir ab?

Chancen sind jetzt nicht mehr „nice to have“, sondern Pflichtprogramm. Und das ist gut so, denn Chancen zu identifizieren und zu nutzen, bringt das Unternehmen aus dem "War schon immer so."

Qualitätskultur (neuer Schwerpunkt in der ISO 9001:2025) aktiv gestalten

Statt auf Vorgaben zu warten, können Sie fragen:

• Wie ticken wir als Organisation wirklich?
• Was bedeutet Qualität bei uns – über die Norm hinaus?
• Wie wird mit Fehlern umgegangen?

Tipp: Entwickeln Sie ein kurzes Kultur-Statement – mit Beteiligung der Teams.

Nachhaltigkeit (leider nicht so präsent wie erwartet in der ISO 9001:2025) im QM freiwillig integrieren

Sie dürfen – auch ohne Anforderung – nachhaltige Themen ins QM integrieren:

• Nachhaltige Qualitätspolitik (z. B. „Wir achten auf ressourcenschonende Prozesse“)
• Kennzahlen zu CO₂-Verbrauch, Papierverbrauch, Energieeffizienz
• Verknüpfung mit den SDGs (UN-Ziele für nachhaltige Entwicklung)

Digitalisierung und KI (leider nicht wirklich Thema in der Revision der ISO 9001:2025) auch ohne Norm mitdenken

Nutzen Sie den Freiraum:

• Automatisierte Prozesse dokumentieren (z. B. Prüfalgorithmen)
• Verantwortlichkeiten für KI definieren
• Ethische Leitlinien für Techniknutzung erarbeiten

📚Revision ISO 9001:2025 Anhang – Diese Erläuterungen lohnen sich

Der Anhang A der ISO 9001:2025 trägt den offiziellen Hinweis:

„Dieser Anhang dient nur der Erläuterung und enthält keine zusätzlichen Anforderungen.“

Trotzdem lohnt sich ein genauer Blick – denn hier werden zentrale Konzepte erläutert und konkretisiert. Zum Beispiel:

A.6.1.1 – Risikobasiertes Denken

„Dieser Ansatz vermeidet vorschreibendes Mikromanagement und legt den Fokus auf Ergebnisse.“

Heißt im Klartext, dass es nicht um Kontrolle im Detail geht, sondern um einen leistungsorientierten, flexiblen Ansatz, der Unsicherheiten adressiert.

A.6.2 – Qualitätsziele

„Ein Qualitätsziel ist dann messbar, wenn es einen beobachtbaren und nachweisbaren Zustand beschreibt, unabhängig davon, ob dieser quantitativ oder qualitativ ist. Ein Ziel wie ‚erfüllt/nicht erfüllt‘ kann unter bestimmten Umständen als messbar gelten.

Diese Passage klärt eine häufige Diskussion: Nicht jede Zielsetzung muss eine Zahl enthalten. Auch qualitative Zielarten werden ausdrücklich anerkannt. Schönen Gruß an die externen Auditor:innen.

A.7.2 – Kompetenz

„Die Organisation legt fest, welche Kompetenzen erforderlich sind – dies schließt auch die oberste Leitung ein. Die oberste Leitung trägt die Verantwortung für die Effektivität des Managementsystems und muss daher über angemessene Kompetenz verfügen.“

Damit wird zum ersten Mal ausdrücklich verlangt, die oberste Leitung in die Kompetenzfestlegung und -entwicklung einzubeziehen – viel Spaß beim Umsetzen (aber ist ja nur eine nicht bindende Erläuterung).

A.7.1.4 – Prozessumgebung

„Sie (die Prozessumgebung) kann auch Elemente umfassen, die üblicherweise durch andere Managementsystemnormen abgedeckt werden (z. B. Arbeitsschutz, Umwelt), sofern sie Einfluss auf die Qualität haben.“

Die Norm schafft hier Klarheit: QM darf angrenzende Themen streifen – muss sie aber nicht vollständig abdecken.

A.7.1.2 – Ressourcen (Technologieeinsatz)

„Ressourcen können Personen oder nicht-personale Systeme sein, wie z. B. automatisierte Werkzeuge oder Maschinen. Wenn nicht-personale Systeme eingesetzt werden, sollten Verantwortlichkeiten, Risiken, ethische Aspekte und Entscheidungsmechanismen definiert sein.“

Das öffnet die Tür für den Einsatz von KI, Automatisierung und digitalen Schnittstellen – mit dem Hinweis, dass deren Einsatz geregelt sein muss.

A.7.4 – Kommunikation

„Kommunikation kann zwischen Personen oder zwischen Maschinen/Systemen erfolgen. „Wenn Kommunikation durch Systeme erfolgt, müssen auch hier Zweck, Inhalte, Verantwortlichkeiten und Zeitpunkte festgelegt werden.“

Auch hier zeigt sich eine vorsichtige Öffnung der Norm für digitale Prozesse, ohne diese verpflichtend zu machen.

A.7.5 – Dokumentierte Information

Und hier mein Lieblingssatz: 

„Die Wirksamkeit des QM-Systems hängt nicht notwendigerweise von der Menge der erzeugten dokumentierten Information ab.“

✅ Zusammenfassung Anhang A:

Der Anhang erläutert – ohne verbindlich zu sein – zentrale Begriffe wie:

• Risikobasiertes Denken
• Zielmessung
• Kompetenz (inkl. Führung)
• Prozessumgebung
• Digitalisierung und Kommunikation
• Dokumentation

Mir gefällt es gut, schade, dass davon nicht mehr als Anforderung in die Norm eingeflossen ist.  

🧾 Fazit zur Revision ISO 9001:2025

Die ISO 9001:2025 ist eine ruhige Revision. Mit nur ganz wenigen neuen Aspekten und Anforderungen. Sie schafft mehr Klarheit, lässt Freiraum für Interpretation und bietet gezielte Impulse:

✅ Chancen systematischer nutzen

✅ Kultur und Ethik bewusst gestalten

✅ Veränderungen strukturiert managen

✅ Und freiwillig mehr tun – wo es sinnvoll ist

📅 Also - jetzt am besten noch Podcast hören oder schauen Sie in mein Trainingsprogramm – dort finden regelmäßig kompakte Online-Workshops zur neuen Norm statt.

Brauchen Sie Unterstützung? Schreiben Sie mir gerne unter mail@mq-koeln.de

FAQs zur Revision der ISO 9001:2025 – die wichtigsten Fragen und Antworten

1. Was ändert sich konkret durch die ISO 9001:2025 im Vergleich zur Version 2015?

Die neue Version der ISO 9001 bringt moderate, aber gezielte Änderungen.

Im Mittelpunkt stehen:

• Die Trennung von Risiken und Chancen als eigenständige Betrachtungsbereiche
• Die Einführung von Qualitätskultur und ethischem Verhalten als normative Elemente
• Eine Stärkung des Änderungsmanagements, das nun proaktiver und strukturierter erfolgen soll
• Sowie eine Klarstellung vieler Begriffe und sprachlicher Elemente, was die Anwendung erleichtert

Die Struktur bleibt erhalten, der Änderungsaufwand für bestehende Systeme dürfte überschaubar sein.

2. Ab wann ist die neue ISO 9001:2025 verbindlich?

Aktuell (Stand: September 2025) liegt nur der Entwurf (Draft International Standard) der ISO 9001:2025 vor. Die finale Fassung wird voraussichtlich 2026 veröffentlicht, danach beginnt eine Übergangsfrist, die meist 3 Jahre beträgt.

Das bedeutet:

• Noch besteht kein Handlungsdruck
• Aber: Jetzt ist ein guter Zeitpunkt, die kommenden Anforderungen kennenzulernen und strategisch einzuplanen

Ich empfehle: Den Entwurf lesen oder kompakte Trainings nutzen, um vorbereitet zu sein.

3. Welche Rolle spielt Nachhaltigkeit in der ISO 9001:2025?

Trotz großer Erwartungen wurde Nachhaltigkeit nicht als Kernthema in die ISO 9001:2025 integriert.

Lediglich zwei Verweise finden sich:

• In Kapitel 4.1: „Die Organisation soll prüfen, ob Klimawandel ein relevantes Thema ist.“
• In Kapitel 4.2: „Interessierte Parteien können Anforderungen in Bezug auf Klimawandel haben.“

Das bedeutet:

• Keine konkreten Anforderungen
• Kein Muss für Maßnahmen oder Kennzahlen

Dennoch können Organisationen Nachhaltigkeit freiwillig in ihr Qualitätsmanagementsystem integrieren – etwa über Ziele, Prozesse oder Kennzahlen.

4. Wie kann ich Chancen im Qualitätsmanagement künftig besser managen?

Die ISO 9001:2025 verlangt, dass Chancen nicht mehr nur beiläufig in der Risikobetrachtung erwähnt werden.

Sie sollen eigenständig identifiziert, bewertet und genutzt werden.

Vorgehen in der Praxis:

1. Chancen systematisch identifizieren (z. B. über SWOT, Workshops)
2. Relevanz und Realisierbarkeit bewerten
3. Verantwortlichkeiten und Ziele festlegen
4. Umsetzung dokumentieren und Wirkung überprüfen

Der Fokus liegt auf einem aktiven, gestaltenden Umgang mit Potenzialen – nicht auf einer reinen Risikoabwehr.

5. Was bedeutet „Qualitätskultur“ laut ISO 9001:2025 – und wie setze ich das um?

Der Begriff „Qualitätskultur“ wird in mehreren Kapiteln der Norm erwähnt – insbesondere in Bezug auf Führung (5.1.1), Kompetenz (7.3) und die Prozessumgebung (7.1.4).

Die Norm verlangt u. a.:

• Förderung von ethischem Verhalten
• Bewusstsein aller Beteiligten für Qualität und ihre Bedeutung
• Eine Umgebung, die Qualität begünstigt

Umsetzungsideen:

• Leitbild oder Wertepapier mit ethischen Grundsätzen
• Workshops zu Führungsverhalten und Haltung
• Reflexionsrunden, wie Qualität im Alltag gelebt wird

Die Norm lässt bewusst Raum – Organisationen gestalten, was zu ihrer Kultur passt.

6. Was muss ich jetzt konkret tun, um mein QM-System auf die neue ISO 9001:2025 vorzubereiten?

Solange der Standard nicht final verabschiedet ist, besteht keine Pflicht zur Umstellung.

Doch sinnvoll ist es, bereits jetzt folgende Schritte zu planen:

• Entwurf analysieren (z. B. über Zusammenfassungen, Trainings oder Podcasts)
• Abgleichen: Wo sind wir schon gut aufgestellt?
• Vorbereitend: Chancenmanagement und Änderungsprozesse überprüfen
• Führungskräfte und Teams für das Thema Qualitätskultur sensibilisieren

Tipp: Kleine QM-Checks oder Reviews im Alltag einbauen – statt großer Revisionsprojekte.

7. Gibt es neue Dokumentationspflichten in der ISO 9001:2025?

Nein – im Gegenteil. Die neue Version betont, dass die Wirksamkeit des QM-Systems nicht von der Menge der Dokumentation abhängt.

„Die Menge und Tiefe der dokumentierten Information sollte im Verhältnis zur Komplexität und den Risiken der Organisation stehen.“ (Anhang A.7.5)

Was bleibt:

• Dokumentation ist weiterhin wichtig – z. B. für Prozesse, Nachweise, Änderungen
• Neu ist der Hinweis auf Flexibilität und verhältnismäßige Anwendung

Das stärkt Organisationen, die schlanke und digitale Systeme bevorzugen.