Interne und externe Themen ISO 9001

Ist es ein internes oder externes Thema und was will uns die ISO 9001 damit sagen?

Was nun? Internes oder externes Thema? 

Ist es ein internes oder externes Thema? Und ist es nicht eigentlich egal?


Manchmal verleitet uns die ISO 9001 dazu, päpstlicher als der Papst zu werden. Da wird in QM-Zirkeln wochenlang (ich übertreibe - aber nur ein bisschen) diskutiert, ob das mit der Abhängigkeit von Fördermitteln jetzt ein internes oder ein externes Thema ist. Ein externes - sagt Mitarbeiterin A. Das haben wir uns ja nicht selbst gemacht. Ein internes, sagt Mitarbeiter B - wir könnten uns ja um andere Einnahmequellen bemühen. 

Und so geht das sehr lange weiter. Halt - möchte ich sagen. Ist es nicht viel wichtiger, was Sie mit diesem Thema machen, anstatt diese eher abstrakte Debatte darüber zu führen, ob Sie alles richtig gelabelt haben?

Warum interne und externe Themen wichtig sind

Stellen Sie sich vor, Sie gehen in ein Restaurant und erwarten, dass das Essen gut schmeckt, der Service freundlich ist und die Atmosphäre angenehm. Was passiert, wenn das Essen schlecht ist, der Service unprofessionell und die Atmosphäre ungemütlich? Sie werden höchstwahrscheinlich nicht wiederkommen und des auch anderen nicht empfehlen.

In einem Restaurant hängt die Kundenzufriedenheit von einer Vielzahl von Faktoren ab, die sowohl intern als auch extern sind. Interne Faktoren können beispielsweise die Qualität des Essens und des Services sein, während externe Faktoren die Lage des Restaurants oder die Meinungen der Kritiker sind. Sowohl interne als auch externe Faktoren wirken sich darauf aus, wie das Restaurant arbeitet. 

Wenn Organisationen ihre internen und externen Themen nicht gründlich betrachten und bewerten, hat das Auswirkungen. Es kann zu Fehlern, ineffizienten Prozessen oder Verögerungen führen, die Kunden unzufrieden machen und das QM-System in seiner Funktion beinträchtigen.

Was sind interne und externe Themen

Die ISO 9001 definiert interne und externe Themen als "Themen, die das Qualitätsmanagementsystem und seine Ergebnisse beeinflussen können".

Interne Themen beziehen sich auf alle Aspekte, die innerhalb der Organsiation liegen und direkt von ihr beeinflusst werden können. Hierzu zählen beispielsweise Themenkomplexe wie Infrastruktur, Mitarbeiter:innen, Führungsstrukturen und die Prozesse. Interne Themen können auch den Umgang mit Ressourcen, das Risikomanagement, die Qualitätssicherung oder die interne Kommunikation umfassen.

Externe Themen beziehen sich auf alle Aspekte, die außerhalb der Organisation liegen und von ihr nicht direkt beinflusst werden können. Hierzu zählen zum Beispiel die Lieferanten, die Kunden, die gesetzlich-behördlichen Anforderungen oder die gesellschaftlichen Erwartungen. Externe Themen können auch die Wettbewerbsfähigkeit, das Image und den Ruf der Organisation sowie ihre Auswirkungen auf die Umwelt und die Gesellschaft umfassen. 

Die ISO 9001 fordert von Organisationen, dass sie interne und externe Themen berücksichtigen, wenn sie ihr Qualitätsmanagementsystem planen, implementieren und aufrechterhalten. Dabei müssen die Organisationen sicherstellen, dass sie die relevanten Themen identifizieren, bewerten und ihr QM-System integrieren. 

Wie man interne und externe Themen definiert

Die Mitarbeiterzufriedenheit wäre ein Beispiel für ein internes Thema, das für jedes Unternehmen von Bedeutung ist. Eine hohe Mitarbeiterzufriedenheit kann zu höherer Motivation, höherem Engagement und letztendlich dadurch zu einer besseren Qualität führen. Deshalb ist es wichtig, die Mitarbeiterzufriedenheit zu betrachten und ggf. Maßnahmen zu ergreifen, um sie zu verbessern.

Allerdings ist es nicht ausreichend, die Mitarbeiterzufriedenheit allgemein als internes Thema zu betrachten. Jedes Unternehmen hat seine eigenen spezifischen Anforderungen und Herausforderungen, die die Mitarbeiterzufriedenheit beeinflussen können. Zum Beispiel kann ein Unternehmen mit vielen Außendienstmitarbeiter:innen andere Anforderungen an die Mitarbeiterzufriedenheit haben als ein Unternehmen, in dem sich alle jeden Tag im Büro sehen.

Das gleiche gilt für die externen Themen. Externe Themen wie beispielsweise Kunden, Lieferanten oder gesetzliche Anforderungen müssen ebenfalls spezifisch für Ihr Unternehmen betrachtet werden. Zum Beispiel kann ein Unternehmen, das international tätig ist, andere Anforderungen an Lieferanten und Kunden haben als ein Unternehmen, das nur lokal tätig ist. Deshalb ist es wichtig, auch die externen Themen spezifisch zu betrachten. 

Aber wie geht das jetzt praktisch? Hier mal ein paar Methoden, die Sie auch in kleinen Unternehmen schnell und einfach anwenden könnten:

  • Brainstorming-Sitzungen: Lassen Sie Ihre Mitarbeiter:innen interne und externe Themen sammeln und kategorisieren.
  • SWOT-Analysen: Eine SWOT-Analyse ist eine Methode, um die Stärken, Schwächen, Chancen und Risiken eines Unternehmens zu identifizieren. Hierbei werden interne und externe Faktoren betrachtet, die das Unternehmen beeinflussen können.
  • Marktanalysen: Mit Marktanalysen identifizieren Sie externe Themen. Untersuchen Sie Markt- oder Branchentrends.

Was sind die Auswirkungen interner und externer Themen auf die Organisation

Interne und externe Themen haben (oder sollten haben) direkte Auswirkungen auf das QM-System - das heißt, auf die Art und Weise, wie Sie sich als Unternehmen organisieren. Ein paar Beispiele.

Internes Thema: Ihre Firma arbeit in der Regel in zeitlich begrenzten Projekten

potenzielle Auswirkungen:

  • hohe Mitarbeiterfluktion
  • hohe Anforderungen an die Ressourcenplanung
  • Wissensverlust
Externes Thema: Abhängigkeit von Fördermitteln

potenzielle Auswirkungen:

  • Unsicherheit der Finanzierung
  • Angebote sind an den Anforderungen der Fördermittelgeber orientiert
  • Adminstration (Berichtspflichten)

Es wird deutlich, dass interne und externe Themen Auswirkungen auf die Organisationsstruktur haben. Sind die Themen einmal identifiziert, kann man Maßnahmen treffen, um Risiken zu vermeiden oder möglichst gering zu halten. Möglicherweise könnte die Organisation in diesem Beispiel besonderes Augenmerk auf den Einarbeitungsprozess legen, um den Prozess zu beschleunigen oder, um Wissensverluste in Grenzen zu halten, besonders ausführlich dokumentieren. 

Sind die internen und externen Themen entsprechend klar identifiziert, können die beteiligten Personen nach Lösungen oder sinnvollen Anpassungen suchen. 

Fazit

Zusammenfassend lässt sich also sagen, dass es sinnvoll ist, sich ernstgemeint mit den internen und externen Themen auseinander zu setzen. Indem Sie das tun, können sie ein ganzheitliches Verständnis Ihrer Organisation erlangen und sicherstellen, dass alle Aspekte berücksichtigt werden. 

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Interne und externe Themen ISO 9001
MQ Gesellschaft für MehrQualität mbH, Ursula Wienken 5. Juni 2022
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