Im Detail - erst die Audits!

Und das bedeutet?

Audits müssen geplant werden. Die Planung erfolg über ein sogenanntes Auditprogramm. Das Auditprogramm ist die sinnvolle Zusammenstellung aller geplanten Einzelaudits. Betrachtungsgegenstand im Audit ist das QM-System - also die Abläufe und die Vorgehensweise. Zu einem Audit gehören Auditkriterien (also eine Bewertungsgrundlage). Laut ISO 9001 ergeben sich Kriterien aus eigenen Vorgaben, externen Vorgaben und den Vorgaben aus der ISO 9001. 

Und das bedeutet?

Die Auditprogrammplanung sollte mit Sinn und Verstand erfolgen. Sie sollten sich darüber Gedanken machen, wie oft Sie wo und wozu auditieren. Also welche Standorte, welche Prozesse, welche Bereiche etc. wollen Sie sich anschauen. Außerdem sollten Sie entscheiden, mit welchen Methoden Sie auditieren wollen und wer im Zusammenhang mit den Audits wofür verantwortlich ist, damit alle gut funktioniert und wer über was im Anschluss an die Audits informiert wird. Gar nicht so schwer, oder? 

Wenn Sie überlegen, was und wo Sie auditieren wollen, schauen Sie sich an, welche Prozesse besonders wichtig sind, wo vielleicht Fehler aufgetreten sind, wo sich etwas verändert hat und was Sie bei den letzten Audits festgestellt haben. 

Und das bedeutet?

Sie auditieren nicht einfach drauflos, sondern überlegen:

• Welchen Standort auditieren Sie sinnvoll? / Welche Funktionsstellen sollen beteiligt sein oder befragt werden? / Welche Tätigkeiten wollen Sie sich anschauen und wie lange brauchen Sie voraussichtlich für die einzelnen Teile. 

Damit haben Sie den Umfang festgelegt.

In Bezug auf die Auditkriterien überlegen Sie folgendes:

• Welche Vorgaben sind für den auditierten Bereich relevant? Gibt es bindende Prozessabläufe, gesetzliche oder behördliche Vorgaben, die berücksichtigt werden müssen, Leitungskriterien, die erfüllt werden müssen oder Ziele, die erreicht werden müssen. Wenn Sie jetzt noch Dokumente finden, in denen diese Kriterien hinterlegt sind, kann es losgehen. 

Und das bedeutet?

Im Auditprogramm haben Sie sich ja schon Gedanken dazu gemacht, wie Sie die Ergebnisse des Audits kommunizieren. Das wird hier noch mal konkretisiert. Die Ergebnisse (also die Feststellungen und die Auditzusammenfassung) sollen an den oder diejenige*n kommunziert werden, die für den Bereich, den Sie auditiert haben, zuständig sind. Also die Bereichtsleitungen, Projektleitungen, Prozessverantwortliche, Maßnahmenleitungen etc. Wichtig - es reicht nicht aus, die Ergebnisse an die oberste Leitung zu kommunizieren oder an die im Audit befragten Mitarbeiter*innen. Wenn also beim Auditabschluss die Leitung des auditierten Bereiches nicht anwesend sein kann, sollte eine andere Kommunikationsmöglichkeit gefunden werden. 
Das Korrekturen und Korrekturmaßnahmen nicht fahrlässing verschleppt werden dürfen, versteht sich von selbst. 
Wichtig: die ISO fordert als einzige Aufzeichnung zum Einzelaudit die Ergebnisse - also den Auditbericht. Weitere Aufzeichnungen sind durch die ISO nicht gefordert - können aber natürlich sinnvoll sein. Arbeiten Sie also gerne mit einem Auditplan oder einer Auditcheckliste - Vorschrift ist es allerdings nicht. 

Im Detail -und jetzt die Managementbewertung

Und das bedeutet?

Im Rahmen der Managementbewertung reflektiert und analysiert die oberste Leitung das gesamte Qualitätsmanagementsystem. Zielsetzung ist es, herauszufinden, ob alles gut läuft, ob auf Veränderungen oder neue Risiken oder Chancen reagiert werden muss etc. In diesem Zusammenhang sind die ISO-Punkte zu verstehen.Die Leistung des QM-Systems soll anhand konkret benannter Paramter bewertet werden (siehe nächster Punkt). 

Und das bedeutet?

Im Rahmen der Managementbewertung werden Zahlen, Daten und Fakten betrachtet. Was in den Blick genommen werden sollte, listet die ISO auf.

Welche Informationen gewinne ich aus der Auswertung von Kundenbefragungen und den Rückmeldungen von Auftraggeber*innen, Kooperationspartner*innen oder Lieferant*innen? Was sagt der Stand der Erreichung der Ziele aus? Wie leistungsfähig und sinnvoll sind meine Prozesse und Abläufe? Wie steht es um Fehler, Beschwerden oder Reklamationen? Bin ich mit meinen Kennzahlen im Soll? Wie liefen die Audits? Was gibt es Spannendes rund um die Bewertung der externen Partner*innen oder Prozesse? Im Grunde ganz logisch, oder? 

Und das bedeutet?

Wichtig ist, dass die Managementbewertung ein Ergebnis hat. Es darf nicht nur bei der Bewertung bleiben, es müssen Schlussfolgerungen gezogen werden. In diesem Fall muss mindestens entschieden werden, welche Verbesserungen sinnvoll und notwendig sind, was am QM-System geändert werden muss und ob und welche zusätzlichen Ressurcen benötigt werden.

Fun Fact: Lediglich diese Ergebnisse der Managementbewertung müssen laut ISO 9001 als dokumentierte Information vorliegen.

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