Stimmt - Audits können sehr viel spannendere Zielsetzungen haben als "Normkonformität". Wie man das über die Auditprogrammplanung steuert, habe ich im August-Blog "Auditprogramm sinnvoll planen" erklärt. Und versprochen, dass ich in diesem Monat einen Blog dazu mache, wie man Konformitätsaudits, gegen die ja grundsätzlich mal nichts spricht, schnell und effizient abwickeln kann. 

Zuerst eine kurze Begriffsdefinition

Als Konformitätsaudit bezeichne ich solche Audits, die ausschließlich dazu genutzt werden, um festzustellen, ob das QM-System oder Teile davon zuverlässig internen oder externen Anforderungen entspricht. Beispielsweise den Anforderungen der AZAV oder der ISO. Audits also, bei denen in der Regel eine Ja- oder Nein-Auskunft völlig ausreicht.

Kontormitätsaudits machen sehr viel Sinn vor Erst- oder Rezertifizierungen. Nämlich dann, um sich zu vergewissern, dass das System (nach wie vor) alles erfüllt, was von der ISO oder der AZAV vorgegeben wird. Mit Konformitätsaudits kann man sich viel vermeidbaren Ärger ersparen, indem man Lücken VOR dem externen Auditor oder der Auditorin findet und noch schließen kann.

Diese Fragen sind sinnvoll

Vor der Erst- oder Rezertifizierung empfehlen sich Fragen danach, ob dieses oder jenes nachweislich vorhanden ist:

• Ist ein Leitbild vorhanden? Enthält es alle von der AZAV geforderten Themen?
• Sind Risiken und Chancen in Bezug auf die Prozesse definiert?

In den Jahren zwischen den Re-Zertifizierungen muss man die Fragestellung ein wenig anpassen und der Umfang kann wesentlich geringer ausfallen.

Heißt - die Frage danach, ob ein Leitbild vorhanden ist, wird ersetzt durch die Frage, ob das Leitbild überprüft und ggf. aktualisiert wurde.

Ist ja klar, denn in den wenigsten Fällen verschwindet das Leitbild nach einer erfolgreichen Zertifizierung einfach wieder. Obwohl - auch das habe ich schon erlebt.

Konformitätsaudits schreien nach Checklisten

Konformitätsaudits gehen super mit Checklisten und zwar mit Standard-Checklisten, die ich ja sonst nicht so mag. Aber hier klappt das hervorragend, weil wir ja ausschließlich nach Ja- oder Nein-Antworten suchen. Es funktioniert also mit den immer gleichen Fragestellungen. In diesem Fall hat das nur Vorteile: Das Audit kann standardisiert von nahezu jedem oder jeder in der Organisation durchgeführt werden - wir brauchen keine Auditspezialisten und eventuell geht es sogar auch ausschließlich schriftlich. Das Konformitätsaudits bindet so entsprechend weniger Ressourcen und es bleibt mehr Zeit für die wirklich spannenden Audits.

Das muss in die Checklisten

Was in die Checkliste bei der ISO 9001 und der AZAV gehört, dazu habe ich Ihnen zwei Vorlagen in den Download-Bereich gestellt. Im Fokus stehen bei meinen Vorlagen diejenigen Anforderungen der ISO 9001 oder der AZAV, die regelmäßige Aktualisierungen, Prüfungen oder Auswertungen beinhalten. Sie müssten dann die Listen noch jeweils um verbindliche Vorgaben ergänzen, die Sie für sich selbst festgelegt haben. Und fertig!

Fazit

Konformitätsaudits schützen vor bösen Überraschungen beim externen Audit und sind daher ein sinnvolles Format. Sie sollten aber nicht zu viel Zeit und Ressourcen binden - Zeit und Ressourcen sollten in die spannenderen Formate gehen. Und was man da so alles machen kann - damit beschäftige ich mich dann mal im November-Blog. 

Viel Spaß beim Ausprobieren!

Konformitätsscheckliste ISO 9001 - hier lang.

Konformitätscheckliste AZAV - hier lang.