Herbstzeit = Auditzeit. Über zwei Drittel meiner externen Audits liegen im Herbst. Entsprechend bin ich sehr viel in Organisationen unterwegs und prüfe dort die Umsetzung überwiegend zugelassener Maßnahmen. Und dabei taucht immer wieder dieses Problem auf:

AZAV-Maßnahmen werden nach bestem Wissen und Gewissen und mit einem hohen Qualitätsanspruch umgesetzt - aber leider nicht konzeptgetreu. Dabei ist das einer der wichtigsten Punkte. 

Maßnahmen in der AZAV MÜSSEN wie im Konzept beschrieben umgesetzt werden. Punkt. 

Erfahren Sie, wie Konzepttreue in der AZAV verstanden werden sollte. Dieser Artikel beleuchtet die Herausforderungen, bietet Lösungen mit dem Konzept-Kompass und erklärt die Bedeutung interner Audits im Zusammenhang mit dem Thema Konzeptreue. Optimieren Sie Ihre Maßnahmen in der Arbeitsförderung und sichern Sie die Konzepttreue.

In diesem Blogbeitrag erfahren Sie, 

• wie Sie als Organisation sicherstellen können, dass Ihre Maßnahmen konzeptgetreu umgesetzt werden.
• welches die häufigsten Herausforderungen bei der Umsetzung von Konzepten bei AZAV-Maßnahmen sind.
• wie Sie Kommunikationslücken zwischen Konzept-Erstellern und Umsetzenden in den -AZAV-Maßnahmen vermeiden können.

Konzeptlyrik vs. Realität

Sie kennen das wahrscheinlich. Ihre Maßnahme ist endlich zugelassen. Alles hat gepasst, Konzept, Kalkulation, Anlagen und so weiter. Jetzt kann es losgehen. Und schnell passiert folgendes: Das Kernstück Ihrer Maßnahme, Ihr Duchführungskonzept landet (bildlich) in der digitalen Schublade. Aus den Augen, aus dem Sinn. 

Das ist schlecht. Denn: In der AZAV besteht die Verpflichtung zur Konzepttreue. Egal, wer prüft, Ihre externen Auditor:innen oder die berüchtigten ADML-Teams. Grundlage für die Prüfung ist immer das Konzept. Die zentrale Frage ist immer: Wird das Konzept wie beantragt umgesetzt - und zwar bis ins Detail. 

Abweichungen vom Konzept, die Sie nicht frühzeitig an die Zertifizierungsstelle melden, führen zu Abweichungen im Audit oder Mängeln in den AMDL-Berichten. 

Das Dilemma: Wo liegen die Stolpersteine?

Was passiert in der Praxis?

1. Konzepte sind in der Regel sehr komplex (leider besonders bei Vergabemaßnahmen): Die Dokumente sind so detailliert und umfangreich, dass es am Ende schwierig ist, die Fakten wieder herauszufiltern. Konzepte enthalten häufig "Konzeptlyrik". 
2. Kommunikationslücken: Die Autor:innen der Konzepte sind nicht immer auch die Umsetzenden. Kennen also vielleicht die Anforderungen der Praxis gar nicht so genau. Das gleiche gilt für die andere Seite: Diejenigen, die die Konzepte umsetzen, kennen die Ideen und Überlegungen, die sich hinter dem Konzept verbergen nicht genau. Häufig fehlen auf beiden Seiten Informationen und es mangelt an der Kommunikation.
3. Aus den Augen aus dem Sinn: Nach der Zulassung geraten die Konzepte oft in Vergessenheit, weil die Energie dann in die Umsetzung mit all ihren aktuellen Herausforderungen geht. 
4. Ungute Mischung im Konzept: Eine weitere Schwierigkeit ist, dass Konzepte oft eine schwierige Balance zwischen dem "zu Konkreten" und dem "zu Vagen" finden müssen. Zu konkrete Vorgaben sind oft in der Praxis mit all ihren individuellen Herausforderungen nicht 1:1 umsetzbar. Zu vage Anforderungen dagegen öffnen Tür und Tor für zu viele Interpretationen und verhindern eine einheitliche Umsetzung. Auch wieder schlecht für die AZAV. 

Und weiter geht es mit dem Maßnahmenkompass ....

Die häufigsten Fehler in der Praxis

• Stundenangaben: Im Konzept sind bestimmte Phasen mit Stundenangaben versehen, die in der Praxis so nicht eingehalten werden (können).
• Reihenfolgen und Abfolgen: Das Konzept suggeriert, dass es in der Umsetzung eine bestimmte Reihenfolge oder Abfolge für Meilensteine oder Phasen gibt. Das kann oder will in der Praxis aber so nicht umgesetzt werden.
• Methodenfestlegung: Konkret benannte Methoden (wie zum Beispiel eine Festlegung auf bestimmte Testungsmethoden wie Hamet oder ähnliches) werden in der Praxis anders umgesetzt oder gar nicht genutzt.
• Inhalte: Es werden bestimmte Themen oder Werkzeuge festgelegt (mit allen TN wird ein Berufswegeplan erarbeitet) - in der Praxis wird das aber auch nicht so umgesetzt. Oder es sind bestimmte Themenschwerpunkte oder -module im Konzept herausgearbeitet, die ebenfalls in der Praxis nicht bearbeitet werden.

Sie sehen - das Problem der nichtkonzepttreuen Umsetzung kann viele Formen haben.

Exkurs: In der AZAV gilt das Motto "Was nicht dokumentiert ist, ist nicht passiert". Selbst, wenn Sie also glaubhaft versichen können, dass Sie das Konzept gelebt haben - ohne eine entsprechende Dokumentation hilft Ihnen das im Zweifel auch nicht weiter. 

Der Konzept-Kompass: Ihr Leitfaden zur Umsetzung

Ein gutes Instrument in diesem Zusammenhang ist der Konzept-Kompass: eine Zusammenfassung aller Schlüsselelemente aus dem Konzept. Ihr Maßnahmenkompass dient als Orientierungshilfe für die Mitarbeitenden in der Umsetzung und hilft ggf. auch beim Maßnahmencontrolling. Meist reichen zwei bis drei Seiten - länger  sollte es idealerweise nicht werden - wegen der Übersichtlichkeit.

Ihr Kompass könnte folgendes enthalten (am Ende des Beitrags schenke ich Ihnen eine bearbeitbare Vorlage):

• Maßnahmentitel: Klare Bezeichnung der Maßnahme
• Name der Person, die das Konzept erstellt hat: wichtig für eventuelle Rückfragen
• Start- und Enddatum der Maßnahme 
• Gesamtstunden / Stunden für einzelne Themen / Phasen: Alternativ wäre auch eine zusätzliche Stundenübersicht als Anlage möglich
• Kurzbeschreibung der Maßnahme: Die wesentlichen Inhalte auf einen Blick
• Ziel der Maßnahme
• Wichtige / zentrale Methoden
• Dokumentation: Was muss verpflichtend dokumentiert werden? Wem muss über was wann wie berichtet werden?

Wenn Sie den Kompass auch gleich noch nutzen wollen, um die Maßnahme zu controllen, wäre noch sinnvoll, ein paar Kennzahlen und Schwellenwerte zu hinterlegen. Die üblichen Verdächtigen in der AZAV sind wie immer:

• Integrationen / oder alternative Kennzahlen, die den Erfolg der Maßnahme nachweisen
• Abbrüche
• Fehlzeiten
• wenn relevant: Prüfungsergebnisse
• Zufriedenheitswerte aller beteiligten Parteien

Wie arbeiten Sie mit dem Kompass?

1. Erstellung: Der Kompass wird nach der Zulassung und vor dem Start der Maßnahme idealerweise von der Person erstellt, die auch das Konzept geschrieben hat. Natürlich wird die Maßnahme in einer geeigneten Art und Weise mit allen Beteiligten kommuniziert.
2. Aktualisierung: Während der Umsetzung der Maßnahme sollten regelhafte Gespräche dazu geführt werden, ob alles noch so gemacht wird, wie beschrieben. 
3. Rewiews und Abschluss: Wenn die Maßnahme zum ersten Mal komplett durchgelaufen ist, kann anhand des Kompasses ein Review mit allen Beteiligten gemacht werden, um Erfahrungen für die nächste Runde zu sammeln. Eventuell folgt jetzt schon eine Meldung an die fachkundige Stelle, weil sich Details verändert haben. 

Der Maßnahmekompass bietet also eine solide Grundlage für die erfolgreich und konzeptgetreue Umsetzung und Dokumentation von AZAV-Maßnahmen. Und ist tatsächlich auch noch ganz schnell und niederschwellig zu erstellten. 

Interne Audits: Der Weg zur dauerhaften Konzepttreue

Ein zusätzlicher Baustein, um Konzepttreue sicherzustellen, sind regelmäßige interne Audits zu den Maßnahmen. Die sollten idealerweise möglichst früh eingesetzt werden, sobald erste Erfahrungen mit der Maßnahmen gewonnen wurden. 

Zusammenfassung

Das Konzept ist der Kompass auf dem Weg zur erfolgreichen Umsetzung.

Noch mal auf den Punkt gebracht:  Um die Konzepttreue in der AZAV zu gewährleisten, empfehle ich die Nutzung eines Konzept-Kompasses als Leitfaden und die Implementierung regelmäßiger interner Audits. Das hilft, Überraschungen und Abweichungen zu vermeiden. Eine Vorlage für den Konzept-Kompass finden Sie weiter unten im Downloadbereich. 

Ursula Wienken, Ihre Qualitätsexpertin

Gibt es etwas, das wir zusammen tun können?

Ich freue mich auf Ihre Kontaktaufnahme!

Kontakt

Haben Sie Lust auf Workshops zu allen QM-relevanten Themen?